Sem dúvida nenhuma estamos no meio de uma crise sem precedentes, de amplitude mundial, que sabemos como começou, mas, sinceramente, ninguém sabe como terminará. Há mesmo quem diga que após esta, outras virão e que a atual, antes de nos deixar livres de seus dolorosos impactos, ainda se comportará como um maligno ofensor nos aterrorizando por um bom tempo.

Até quando? Sinceramente? Só Deus sabe.

Do ponto de vista prático, a sociedade, as famílias e as empresas estão se ajustando ao cenário que se constrói diariamente seja por atos de governo, seja por decisões próprias em termos de arranjos sociais, familiares e empresariais, e neste último segmento, observam-se ajustes contínuos, buscando-se a melhor forma de manter vivos empresas e empregos.

E, dentre as várias alternativas e soluções, oferecidas pelo Governo – como se fosse um cardápio aberto à sua frente –, nos deparamos com um saboroso e atraente prato de nome inglês, cujo conhecimento até então era restrito aos círculos dos profissionais da área de Recursos Humanos, porém, muito comentado e pouco saboreado, chamado HOME OFFICE.

Com uma velocidade avassaladora esta ferramenta de gestão de pessoas se tornou um “Best Seller” universal, surgindo como “a grande sacada”, “a grande resposta”, despontando no horizonte como uma verdadeira panaceia, o remédio para todos os males, capaz de resolver dois grandes problemas de forma simultânea: o da continuidade das atividades empresariais e o da necessidade de cumprimento das regras de isolamento social para prevenir a disseminação do coronavírus.

Adotando-se repentinamente o HOME OFFICE como solução, os colaboradores passaram a trabalhar em casa, em ambiente familiar, devidamente protegidos e, ao mesmo tempo, cumprindo uma rotina de trabalho de acordo com as determinações, especificações, supervisões e controles à distância. Até hoje o home office era uma ferramenta conhecida pelos profissionais de Recursos Humanos e praticada, de fato, apenas por alguns colaboradores específicos, como aqueles previstos no art. 62 da CLT. Ou seja, aqueles que não estão sujeitos ao controle de jornada, rol em que se inclui o teletrabalhador.

Home Office: Teletrabalho ou Trabalho em Domicílio?

Conforme artigo publicado em nosso blog sobre as espécies de trabalho em domicílio, é importante que as empresas atentem para o formato de Home Office que melhor se adequa à sua realidade, se nos moldes do teletrabalho (art. 62 da CLT) ou de trabalho em domicílio (art. 6º da CLT).

Neste cenário, questionamos tanto os empresários como os gestores de Recursos Humanos, se a solução de hoje não se tornará um problema amanhã, quando voltarmos à “normalidade”, mesmo que dentro de outro contexto organizacional e de configuração de negócios.

Esta questão não pode ser ignorada.

Ademais, sabemos que para implementar o Home Office, foi necessário agir em alta velocidade e mediante providências, por vezes precárias. Assim, as empresas equiparam seus colaboradores com computadores, linhas de comunicação web, senhas de acesso a arquivos, cadastros e bancos de dados à distância e os enviaram para suas casas, sob a bandeira do HOME OFFICE e determinaram: “continuem suas tarefas, agora à distância” na expectativa que tudo voltaria ao normal. 

Sabemos que implementar, sob pressão e em tempo recorde, o trabalho remoto para quem só conhecia o trabalho presencial e no ambiente coletivo, sem dúvida, foi uma decisão inovadora e deveras desafiadora, por isso precisamos ter em mente os problemas do home office. 

Por consequência, sabemos que havia e há necessidade de se tomar muitos cuidados, tanto com as pessoas que foram transferidas do ambiente coletivo para o ambiente individual, quanto com a empresa propriamente dita (ou empresa em si). Como se trata de uma situação nova, a possibilidade de conflito decorrente de seu formato operacional, deveres e responsabilidades do empregado e empregador etc., poderá dar margem a discussões judiciais futuras sobre o tema.

Com isso, entendemos que as empresas devem regular internamente como se dará a execução do home office, seja na modalidade de teletrabalho, trabalho em domicílio ou, ainda, uma modalidade própria do segmento empresarial, que atenda às necessidades da atividade, desde que tenha em mente os problemas do home office e respeite as diretrizes legais e constitucionais vigentes. 

Monitoramento de Ferramentas Eletrônicas de Trabalho

Neste ponto, sabemos que muitas empresas já operavam com trabalho remoto, ainda que parcialmente, e já utilizavam tecnologias para a rastreabilidade das comunicações e monitoramento das ferramentas eletrônicas de trabalho.

Entendemos que os mecanismos de controle das informações merecem especial atenção, posto que diretamente relacionado ao Compliance Digital. Para entender melhor o que vem a ser o monitoramento em dispositivos eletrônicos de trabalho e quando este está autorizado, bem como esclarecer quais são os documentos mínimos necessários para legitimar e convalidar a sua realização, convidamos você a acessar o artigo “O Compliance Digital e o monitoramento de informações em dispositivos eletrônicos de trabalho”. Neste artigo, nosso consultor Thiago Nielsen esclarece quais documentos/procedimentos deverão ser concebidos/realizados para a convalidação de controles tecnológicos a fim de garantir que suas atividades sejam realizadas em conformidade.

Além disso, repisamos que as empresas devem estar atentas aos efeitos decorrentes da implementação do home office, haja vista que os funcionários são retirados de sua ZONA DE CONFORTO, o ambiente coletivo, em um momento cujo cenário é de guerra, gerando incertezas e inseguranças a todos, sem exceção.

Esta mudança abrupta de ambiente físico de trabalho pode causar impactos negativos na saúde mental dos colaboradores que, premidos pelas circunstâncias, passaram a adotar novos hábitos e se viram na obrigação de adotarem novos comportamentos profissionais em ambientes domésticos, nem sempre possuidores de adequadas condições de trabalho.

Conforme já mencionamos em nosso blog, no artigo que trata do Gerenciamento de Risco nos aspectos de Saúde e Segurança do Trabalho frente à pandemia da COVID-19, a atenção redobrada aos aspectos de saúde e segurança do trabalho são ferramentas aptas à minimizar impactos negativos decorrentes da nova circunstância vivenciada por todos.

Ao nosso ver, é fundamental que os profissionais que estejam sujeitos ao trabalho à distância sejam acompanhados, amparados e orientados pelas equipes de Recursos Humanos. Cabe a estes profissionais, por sua vez, abrir canais de comunicação para, numa atitude empática, ouvir as suas dores e sugerir soluções, mesmo paliativas e transitórias, para que o colaborador se sinta mais protegido e mantenha o sentimento de “pertencimento ao time”, que ele possuía quando no ambiente coletivo de trabalho.

Em paralelo a esta ação humanitária com as pessoas, as empresas (leia-se, Recursos Humanos), além de seguir e cumprir no âmbito jurídico as determinações dos instrumentos legais em vigor, devem formalizar a adoção do home office. Assim, a elaboração e divulgação de um documento normativo, visando disciplinar o trabalho nas residências dos seus colaboradores, estabelecendo regras claras, é uma forma de prevenção contra futuros e inevitáveis questionamentos, até mesmo em juízo.

É importante deixar claro que não existe uma “receita de bolo”, que possa ser aplicada de forma genérica para todas as empresas para a formalização e instrumentalização do home office, sendo certa a necessidade de análise do perfil empresarial, segmento econômico e modelo de gestão interna.

Ao nosso ver, embora em um primeiro momento a implementação do home office tenha ocorrido de forma acelerada e, quem sabe, até desorganizada, há grandes chances de esta modalidade se tornar uma regra, e não uma exceção, nas organizações, mesmo após superada a necessidade de isolamento social.

Com o intuito de auxiliar as empresas a regularizarem internamente as normas aplicáveis ao home office, sendo que algumas são aplicáveis a todo e qualquer trabalho em domicílio e, outras, aplicáveis apenas aos casos em que há o controle de jornada.

Como regularizar internamente o Home Office?

1. Explicitar que o trabalho será realizado no domicílio do empregado, cujo endereço completo consta do cadastro de colaboradores da empresa, utilizado para geração da folha de pagamento mensal;

2. Deixar claro que o horário de trabalho deverá obedecer ao limite de duração diária (horário de início e de término e de intervalo para almoço) legalmente previsto em seu Contrato Individual de Trabalho e que a quantidade de horas semanais não poderá, em hipótese alguma, salvo expressa e prévia autorização superior, ultrapassar o limite definido na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) vigente.

3. Caso seja necessária a realização de trabalhos além do horário normal, as horas extras deverão obedecer ao limite legal de duas horas extras por dia e serão remuneradas conforme consta na CCT vigente, mas, frisando que estas deverão ser prévia e expressamente autorizadas pelo seu Gestor imediato.

4. Deverá ser escrito que o empregado que estiver atuando na modalidade de home office deverá, obrigatoriamente, interromper o seu trabalho, para repousar e se alimentar durante a jornada diária de trabalho e que o intervalo mínimo intrajornadas é de 11 (onze) horas e que deverá ser rigorosamente obedecido.

5. Deverá ser explicitado que o intervalo ideal entre turnos de trabalho (por exemplo, turno da manhã, intervalo, turno da tarde) é de “XX” horas (o padrão da empresa), mas, que ficará ao critério do empregado escolher o horário de início e término do seu intervalo de descanso, desde que razoável para o cumprimento de suas obrigações profissionais e, ao mesmo tempo, eficiente para preservar sua saúde e higiene física e recomposição de sua energia mental para continuidade do seu trabalho no turno seguinte.

6. Deverá ser estabelecida a obrigatoriedade do empregado de participar de reuniões periódicas, à distância, promovidas e conduzidas pela empresa, sempre que convocado, para dar e receber feedbacks sobre o trabalho em andamento ou alinhar as atividades em curso com seus gestores e/ou com outros profissionais da empresa ou de seus clientes ou fornecedores.

7. Precisa ficar claro a responsabilidade da empresa pelo pagamento dos gastos adicionais que o empregado tiver, enquanto durar o trabalho em home office, com o consumo de energia elétrica, de água, das linhas telefônicas (fixa e celular), rede internet (se for o caso) e pelo desgaste natural do seu computador (caso a empresa não disponibilize um para ele), bem como das dependências de sua casa e dos seus móveis particulares.

É de todo recomendável que a empresa defina e divulgue de forma transparente com antecedência, os valores, critérios, formas de apuração e comprovação dos consumos e dos gastos e como será efetuado o reembolso mensal destes valores aos trabalhadores em home office e que estes reembolsos sejam objeto de recibos oficiais que explicitem o que foi reembolsado.

8. Deverá ser especificado claramente que as despesas de manutenção dos equipamentos utilizados para os trabalhos em home office (a empresa deverá identificar e relacionar quais são estes equipamentos) e de consumo de material de escritório serão exclusivamente por conta da empresa, não cabendo ao empregado arcar com qualquer despesa adicional por trabalhar em casa.

9. Deverão ser definidas as regras a serem observadas nas hipóteses de eventuais afastamentos ou interrupções do trabalho, ocasionados por problemas técnicos com equipamentos, com a rede Internet, com a energia elétrica ou com o acesso aos   programas e/ou dados utilizados, emergências familiares, ou, ainda, casos de força maior enfrentados pelo empregado.

10. Deverá constar a obrigatoriedade de o empregado obedecer a padrões adequados de ergonomia na utilização dos equipamentos de trabalho, a fim de evitar a incidência de doenças ocupacionais provenientes de posturas físicas inadequadas para a operação dos equipamentos utilizados durante o seu período de trabalho em home office.

11. No quesito “Segurança de Acesso e Sigilo das Informações”, recomendamos que a empresa elabore um “Termo de Responsabilidade de Acesso e Sigilo”, no qual mencione, dentre outras particularidades, que o empregado deverá tomar todas as precauções necessárias para impedir o acesso de terceiros aos equipamentos, aos programas, cadastros, documentos físicos e/ou virtuais e às informações da empresa por parte de amigos, parentes, familiares, visitantes e/ou outras pessoas que eventualmente frequentem sua residência, mesmo que esporadicamente.

Para aprofundamento do tema, no que se refere à Segurança da Informação, sugerimos a leitura do artigo “O Compliance Digital e o monitoramento de informações em dispositivos eletrônicos de trabalho”, em nosso blog.

Como referimos anteriormente, outras cláusulas poderão ser acrescidas a estas, caso a empresa assim o desejar, considerando seu perfil, seu segmento de negócios e seu modelo de gestão.

Lembramos que conforme legislação vigente, neste primeiro momento não são necessários aditivos contratuais ou novos acordos individuais de trabalho para a formalização do home office, apenas e tão somente um comunicado formal da empresa para todos seus empregados, sendo que é de todo recomendável que aqueles que de fato forem trabalhar nesta modalidade coloquem no verso do comunicado o seu “de acordo” com data e assinatura.

Quando superarmos este cenário devido ao coronavírus e retornarmos à normalidade do trabalho restaurando-se a legislação tradicional nas relações capital x trabalho, recomendamos, para àquelas empresas que continuarem com a prática do home office, que elaborem seus Aditivos Contratuais ou revisem seus Acordos Individuais de Trabalho e considerem incluir as recomendações acima nestes novos documentos legais.

Conclusão

Por fim, ressaltamos que, mesmo com todas as precauções e cuidados jurídicos que a empresa venha a tomar, sempre haverá risco de uma demanda trabalhista futura face às diferentes interpretações que possam ser dadas as suas ações de hoje, por isso, recomendamos que faça certo, que faça bem feito, fechando brechas legais e fazendo com que a SOLUÇÃO DE HOJE NÃO SE TRANSFORME EM UM PROBLEMA DE AMANHÃ.

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