Dando continuidade ao material iniciado que trata dos riscos de corrupção na construção civil e como mitigá-los através de um Sistema de Gestão de Integridade e Combate ao Suborno na Construção Civil, trouxemos aqui mais três exemplos vividos rotineiramente por esta atividade:

1- O SISTEMA DE INTEGRIDADE NAS CONTRATAÇÕES DE NOVOS COLABORADORES NA CONSTRUÇÃO CIVIL

Contextualização do Risco

A contratação de novos colaboradores traz grandes riscos para a organização da construção civil, pois os funcionários são representantes das empresas das quais fazem parte. Uma conduta ruim pode impactar negativamente na reputação de um grupo e repercutir em contratos vigentes, além de minar os possíveis acordos futuros.

Profissionais com capacidade técnica inferior àquela necessária para o desenvolvimento dos serviços comprometem a qualidade e o atendimento às expectativas e necessidades dos clientes, gerando problemas na satisfação destes.

Em novas contratações há que se atentar às necessidades do serviço, evitando ao máximo possíveis conflitos de interesses, admitindo profissionais por parentescos ou outros interesses pessoais.

Aplicando o Sistema de Integridade e Combate ao Suborno e Corrupção

Pelos motivos acima citados, percebemos o quão importante é criar critérios para o recrutamento e seleção de novos colaboradores internos.
Para cada função, deve-se ter definido qual a exigência de qualificação técnica e de habilidade pessoal (comportamento ético, boa oratória, etc.) requerendo sempre as documentações comprobatórias (diplomas, certificados, cartas de recomendação, etc.).
Orienta-se que se determine um período para experiência do novo colaborador, em que o seu supervisor direto, realize uma avaliação de desempenho, antes da formalização da contratação.

Mesmo que um colaborador esteja em período de experiência, é extremamente relevante que se aplique um treinamento de integração na empresa, que apresente os sistemas da mesma, elucidando inclusive quais as expectativas que a organização tem para com o funcionário. Cabe aqui apresentar o Sistema de Integridade e Combate ao Suborno e Corrupção, de modo a deixar claras as políticas e diretrizes a serem atendidas.

É importante realizar uma due diligence para os candidatos, que verifique minimamente seu grau de parentesco com pessoas do quadro fixo da organização, parceiros de negócios (fornecedores e terceirizados), agentes públicos, participação e/ou filiação a partidos políticos e o histórico de envolvimento em casos de suborno e/ou corrupção, ainda que somente em investigações, para que a organização possa compreender o risco ao qual o colaborador a expõe e assim determinar se acredita que pode mitigá-lo, se está dentro do apetite a risco ou não.

Essas informações permitem além de rastrear o risco, evitar conflitos de interesses, ou seja, contratar profissionais por interesses pessoais e não para atender as demandas da organização.

Em casos de filiais a organização deve treinar os profissionais que desempenham os serviços de recrutamentos e contratações, para que atendam aos procedimentos fielmente e os registros devem ser sempre encaminhados ao escritório matriz, para controle do atendimento às orientações.

2- GERENCIAMENTO DE GESTORES EM FILIAIS

Contextualização do Risco

As organizações que possuem filiais precisam de profissionais de confiança que gerenciem e monitorem o andamento dos serviços desempenhados nas outras unidades da empresa e para isso este colaborador deve ter pleno conhecimento dos sistemas e políticas vigentes.

O profissional que gerencia a filial da empresa é um representante importante, pois muitas vezes é ele quem:

• negocia e contrata terceirizados;
• escolhe fornecedores;
• contrata os colaboradores internos das filiais;
• treina ou monitora os treinamentos dos sistemas da organização;
• lida diretamente com os clientes;
• lida diretamente com parceiros de negócios.

Um Sistema de Integridade e Combate ao Suborno e Corrupção pode auxiliar na escolha dos gestores de filiais e no monitoramento das condutas destes, assegurando a integridade da empresa.

Aplicando o Sistema de Integridade e Combate ao Suborno e Corrupção na
escolha de Líderes de Filiais

A escolha de um gestor geralmente é realizada pela alta direção, e é aconselhável que seja aplicado um formulário de due diligence, específico para tal função, que contemple:

• Histórico profissional, informando se já atuou como agente público, para evitar possíveis relacionamentos conflitantes entre o novo colaborador e seu antigo emprego, buscando por facilidades ilegais, que vai contra um Sistema de Integridade e Combate ao Suborno e Corrupção;

• Histórico em situações de corrupção, seja qual for o tipo, investigando a fundo a ligação com o ocorrido, tendo bem definido o(s) pré-requisito(s) para função de gestor de filial;

• Diplomas e certificados, assegurando que o profissional tenha os conhecimentos necessários, conforme a demanda da empresa;

• Ligação com partidos ou governantes, evitando conflito de interesses, atendendo ao Sistema de Integridade e Combate ao Suborno e Corrupção.

O gestor da filial deve, antes de iniciar sua atuação, receber o treinamento de integração aos sistemas e organograma hierárquico da organização. O Compliance Officer deve ter total acesso aos gestores de todas as filiais, pois dependerá do comprometimento dos mesmos para o desempenho do sistema como um todo e precisará do seu feedback e disponibilidade para ajustes, esclarecimento de dúvidas e discussões acerca de resoluções.

Auditorias internas devem ser constantemente realizadas, e as evidências coletadas devem ser enviadas à alta direção, para a discussão de pontos a serem corrigidos e/ou melhorados e definição de planos de ações.

É interessante se desenvolver uma matriz de riscos específica para as filiais, ou então, incluir na “matriz mãe” as questões referentes às filiais. Nas filiais os gargalos de ocorrências de suborno e corrupção são semelhantes aos da matriz, porém para mitigá-los é necessário que toda evidência possível seja enviada à matriz, ou salva em servidor comum da empresa, de modo a assegurar o atendimento às orientações determinadas em cada procedimento, mitigando os riscos. Alguns deles são:

• Escolha de fornecedores de insumos e prestadores de serviços;
• Relacionamento com o cliente;
• Relacionamento com colaboradores internos;
• Obtenção de licenças e permissões;
• Atendimento às normas aplicáveis;
• Pagamentos em espécie sem recibos ou notas fiscais;

3- PAGAMENTOS SEM NF OU RECIBOS

Contextualização do Risco

Algumas empresas costumam admitir a prática de pagamentos de baixo valor em espécie, sem nota fiscal ou recibos. Tal prática traz uma série de riscos que podem afetar a empresa do ponto de vista de integridade, financeiro, estratégico e até mesmo de conformidade às normas.

Cabe a cada empresa saber qual o seu apetite a risco e estabelecer medidas que de alguma forma a protejam de possíveis problemas que estas práticas podem trazer.

Aplicando o Sistema de Integridade e Combate ao Suborno e Corrupção

Como já vimos, a construção de uma matriz de riscos permite que a organização mapeie os pontos frágeis de seus processos e estabeleça controles para mitigar e contingenciar os mesmos.
A matriz pode ser desenvolvida pelo Compliance Officer e/ou pela alta direção, no entanto, é importante contar com a contribuição de todos os setores, pois cada profissional tem uma visão melhor dos procedimentos de sua atividade.

Na construção civil, é comum que se tenham duas situações que geram grandes riscos financeiros para a empresa:

• Pagamentos em espécie e sem nota fiscal para pequenos valores ou terceirizados de micro empresas;
• Uso de caixa emergencial nas obras, que fica aos cuidados de um colaborador específico.

As duas situações possuem riscos de desvio de dinheiro e de cobranças indevidas, além de gerar processos sem rastreabilidade alguma, dificultando e até mesmo impedindo os controles de entrada e saída do setor financeiro.

Um Sistema de Integridade e Combate ao Suborno e Corrupção possibilita o controle e a mitigação destes riscos, ao definir os procedimentos que devem ser atendidos em ambas as situações, como por exemplo:

Comprovantes de pagamentos e emissões de notas fiscais

Exigência de comprovantes de pagamentos e emissões de notas fiscais sempre, determinando que aqueles terceirizados e/ou fornecedores que não possam ou se neguem a emitir notas fiscais, sejam descartados.

Procedimento para pagamento de colaboradores sem conta em banco

O departamento de recursos humanos deve providenciar a abertura de contas em banco, ainda que somente conta salário, para evitar pagamentos em espécie, logo quando da contratação dos colaboradores.

Procedimento para reembolsos

No caso de um funcionário efetuar uma aquisição e realizar o pagamento com seu próprio dinheiro, seja por motivo de emergência ou outro semelhante, deve ser apresentado comprovante fiscal e assinado recibo de reembolso por parte do profissional.

Procedimento para abastecimento de obras na matriz

Algumas obras tem como conduta um caixa destinado aos pequenos gastos da obra, bem como compras de materiais emergenciais, e tal procedimento é possível ser realizado, desde que sejam definidos alguns aspectos, como valores máximos, tipos de compras (materiais de escritório ou de obra), se podem ser pagos serviços também, exigência de comprovantes fiscais, e a quem ficará o cargo de gerir estes gastos.

O procedimento pode ser feito de duas formas:

a) com abastecimento de um determinado valor por mês e envio de todos os comprovantes fiscais ao final de cada mês,

b) reembolso mensal mediante comprovantes fiscais.

Em ambos os casos o valor deve ser depositado em conta corrente da empresa e o cartão ficar a cargo de um gestor definido pela alta direção, para se evitar o manuseio de dinheiro em espécie em obras, pois pode gerar furtos e desvios.

Procedimento para abastecimento de filiais:

Da mesma forma que se estabelece um procedimento para abastecimento de obras, as filiais também devem ter um procedimento pré-definido. Definir um gestor para cuidar dos gastos da filial, que ficará com o cartão da empresa e certificará que todos os gastos terão comprovantes fiscais emitidos para enviar à matriz.

Organize sua empresa de modo a compreender os seus processos e os riscos que cada um deles enfrenta, determinando ferramentas continuamente monitoradas quanto à sua eficácia, pois assim será possível assegurar a sustentabilidade do seu negócio!

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