Os cenários envolvendo corrupção e suborno exercem uma enorme pressão sobre pessoal e os controles internos de Compliance da empresa, testando, literalmente, as fraquezas sistêmicas e, portanto, a cultura de ética nas organizações. 

Embora seja absolutamente recomendável e ínsita a todo Sistema de Gestão de Compliance a elaboração e comunicação de Políticas dedicadas – visando conscientizar e, tanto quanto possível, prevenir a promessa, oferta ou recebimento de vantagens indevidas –, há de se reconhecer que são nas medidas de ordem prática que se observam os resultados mais eficazes à mitigação do risco de envolvimento de membros líderes, gestores e colaboradores em corrupção e suborno.

Mas, afinal, que medidas seriam essas?

Abaixo, listamos 8 medidas práticas para prevenir a corrupção e o suborno nas organizações:

1 – Registro e segurança em reuniões com agentes públicos

É cediço que corrupção e suborno dependem de sigilo e colaboração. Quanto mais pessoas envolvidas, mais difícil é manter o sigilo. Por isso, recomenda-se ter vários funcionários presentes para reuniões com agentes públicos e fazer a rotação de pessoal sempre que possível. 

Números simples podem deter as demandas de corrupção e suborno desde o início. 

Inclusive, se os participantes das reuniões manifestarem concordância e não houver nenhum regramento interno específico impedindo, sugere-se o convite à gravação, seja por áudio (no caso de encontros presenciais) ou vídeo (para meetings virtuais), seguido de compartilhamento dos arquivos com os participantes, para melhor controle e Compliance de todos.

A ideia, além de se evidenciar o direcionamento e teor das tratativas da reunião, é inibir iniciativas de abordagens indevidas e dar maior conforto aos envolvidos para que deem cumprimento à Política de Integridade as is.

2- Promoção pública das Políticas Anticorrupção e Antissuborno

A promoção pública, consistente e recorrente das Políticas Anticorrupção e Antissuborno pode antecipar aos stakeholders relevantes, sobretudo o Governo, uma reputação positiva e produtiva. Consequentemente, sendo notória a postura negocial da organização, mais difícil será que suas partes relacionadas arrisquem empreitadas antiéticas.

As empresas também podem se beneficiar ao aderir ou apoiar institucionalmente o número crescente de Associações e Observatórios de transparência nos negócios ou anticorrupção, construindo uma reputação como organização que engaja pro ativamente na prevenção e combate à corrupção e ao suborno.

3 – Sempre a clareza

Outra medida prática bastante eficiente para prevenir a corrupção e o suborno nas organizações é orientar sua liderança e pessoal a se recusarem a “ler nas entrelinhas”.

Para isso, convém treiná-los na técnica denominada “confusão fingida”, qual seja, de forçar o interlocutor a fazer exigências explícitas ou retirá-las – a exemplo, pedir que todas as solicitações, de valor financeiro ou não, de motivação suspeita sejam escritas “para análise pela equipe de Compliance ou jurídica”.

Ademais, é recomendável a exigência de documentação e recibos de pagamento de todas as taxas, impostos, cobranças ou demandas incomuns; além da aplicação de políticas e práticas contábeis em toda a organização para evitar pagamentos sem lastro.

É preciso ter em mente que camadas adicionais de revisão, aprovação e supervisão necessárias a despesas e negócios tornam mais difícil que a corrupção e o suborno passem despercebidos. Não há necessidade de funções segregadas e controles sistematizados de alçada demasiadamente onerosos, mas, sempre que possível, até mesmo um segundo nível de aprovação manual pode melhorar a transparência.

4 – Rede de apoio

Medida prática que pode não apenas transbordar mudança cultural a outros negócios locais, como, também, às comunidades que se servem do valor entregue pelas organizações é a concepção de uma rede de apoio: agregar players que entendam o contexto e os costumes locais, podendo:

– Auxiliar na disseminação da importância da ética e da integridade;

– Fomentar o debate acerca de desafios e oportunidades na prevenção e combate à corrupção e ao suborno;

– Incentivar que organizações, clientes, parceiros de negócio denunciem irregularidades aos órgãos fiscalizadores, e mesmo às autoridades competentes.

5 – Compreender e avaliar continuamente o contexto organizacional e suas partes relacionadas

Ainda na linha da dica anterior, é muito importante que as organizações considerem, em seu gerenciamento de riscos de corrupção e suborno, como a cultura e os costumes locais impactam a dinâmica do negócio, assegurando, na medida do possível, uma harmonização de interesses e posturas.

Um exemplo singelo, porém, cotidiano, de como operacionalizar essa recomendação é a “Política de Brindes, Presentes e Hospitalidades”, que, além de ser redigida e aplicada secundum legem, deve ser razoável àqueles cujo cumprimento for endereçado.

Noutros termos: se dar presentes durante o Ano Novo for culturalmente apropriado ao local onde determinada unidade da empresa está sediada, não é um erro inescusável que essa tradição seja acatada (de forma generalizada ou pontual, àquele ponto geográfico), conquanto de maneira explicitamente compatível com a lei e outros controles internos vigentes – financeiros e não-financeiros.

Afinal, o objetivo da Política é prevenir a corrupção e o suborno, mediante o monitoramento e o encorajamento à ética e à conformidade, e não deixar os presentes clandestinos…

6 – Divulgar a todos o monitoramento corporativo

É válido informar aos funcionários que existem sistemas que rastreiam despesas, faturas e transações financeiras. Da mesma forma, incentivar a manifestação e o monitoramento de colegas, divulgando ativamente os canais para denunciar má-conduta.

Se o pessoal e as lideranças souberem que seu comportamento está sendo monitorado de forma eficaz, é menos provável que se envolvam em transações ilegais.

7 – Apoiar e reconhecer colaboradores e parceiros de negócio alinhados aos padrões éticos da organização

É altamente recomendável que os colaboradores e parceiros de negócio saibam que a empresa os apoia e recompensa pela conduta ética.

Os funcionários precisam ter certeza de que a empresa os apoiará diante um indício ou evento de corrupção e suborno recusado, mesmo que esta recusa acabe impedindo que um grande negócio se concretize. Da mesma forma, os fornecedores e parceiros precisam perceber que os valores éticos aplicados no curso de seus respectivos contratos são indutores e confiabilidade e sustentabilidade das relações comerciais estabelecidas, o que servirá de incentivo a que os padrões de conduta sejam mantidos e, sempre que possível, aprimorados pelo sucesso comum.

No final das contas, para que o Sistema de Compliance faça sentido a todos os atores de seu escopo, colaboradores e parceiros devem acreditar que os incentivos para a ética e a integridade são e serão sempre maiores do que os benefícios financeiros de curto prazo e origem espúria.

8 – Conscientizar sobre as consequências da corrupção e do suborno

É muito importante enfatizar as consequências do envolvimento em corrupção e suborno – não apenas dentro da estrutura organizacional, mas, sobretudo, na vida real.

A corrupção e o suborno nunca são apenas transações isoladas, por mais insignificantes que pareçam em um dado momento. Trata-se de crimes capazes de devastar comunidades reais, porquanto financiam, não raras vezes, oligarcas, ditadores, terroristas e traficantes.

A despeito de essa percepção parecer exageradamente negativista, a vivência prática em nossos trabalhos de consultoria e auditoria atestam que auxiliar lideranças, pessoal e parceiros de negócio a verem suas potenciais ações de corrupção e suborno em uma esteira de causa e consequência macro, com olhos também ao coletivo, amplia a consciência sobre o papel de cada um como controle interno da empresa e, o mais importante, como agente de impacto e transformação social.

Por último, não é custoso lembrar que as medidas acima, assim como todos os controles internos financeiros e não-financeiros modelados em prol da efetividade do Compliance, não servem a eliminar completamente os riscos de corrupção e suborno.

Alguns atores corruptos se esforçarão para passar por qualquer salvaguarda e burlarem o sistema.

Neste sentido, líderes, gestores e colaboradores devem estar prontos para serem frequentemente testados por clientes e/ou parceiros corruptos, mesmo depois de já terem recusado deles alguma exigência de vantagem indevida anteriormente.

Sempre haverá o risco de novas tentativas e, justamente por isso, a revitalização de orientações como essas, deste post, é de suma relevância ao recrudescimento dos controles e da cultura ética organizacional, assim como à própria análise crítica do Sistema de Compliance para identificação de oportunidades de correção e melhoria.