Muito se fala na importância da implementação de sistemas de gestão para grandes indústrias e negócios, fazendo com que se criasse uma compreensão de que este tipo de ferramenta somente se aplica e é demandada em empresas de maior porte, o que é um grande engano.
Quando se tem uma empresa menor, seja ela de qualquer ramo da economia, a demanda pela organização e controles é ainda mais expressiva, visto que nesta realidade, boa parte dos colaboradores irão precisar assumir mais de um processo, acumulando responsabilidades, resultando em acúmulo de funções.
Aqui, neste cenário é que se evidencia a extrema importância do investimento em Sistemas de Gestão para Empresas de Pequeno Porte, pois sem a devida estruturação e ordem, os riscos de impactos negativos e prejuízos a aspectos como imagem, financeiro e estratégico são enormes. Somado a isso, a ausência de registros das atividades desenvolvidas, se impossibilita as chances de identificação dos pontos falhos, inviabilizando correções e/ou melhorias, levando a empresa a uma fatal rota de colisão.
Compreendida a necessidade de se implementar estas ferramentas, vamos tratar agora sobre como é possível implementar um sistema de gestão para empresas de pequeno porte.
O Contexto da Empresa de Pequeno Porte
Em todas as áreas da economia, as empresas possuem minimamente a seguinte estruturação de processos:
– Administrativo;
– Financeiro;
– Operacional;
– Relacionamento externo – parceiros, clientes, fornecedores, poder público;
– Relacionamento interno – recursos humanos;
– Gestão;
– Presidência/Chefia.
A forma como estes cargos serão distribuídos é que será a grande chave para o sucesso do negócio para empresas de pequeno porte, e isto dependerá da realidade do contexto de cada organização, ou seja, do número de colaboradores disponíveis e das atividades executadas.
O time enxuto não é um problema, mas é preciso assegurar que não haverá conflito de interesses quando da distribuição das responsabilidades e que se estruture um fluxo lógico e ágil para assegurar o êxito.
Ademais, o contexto de pequenas empresas tem um aspecto em particular que pode ser um benefício ou uma fraqueza, que é exatamente a proximidade entre todos. Se por um lado podemos ter chefias e gestores mais acessíveis e times mais próximos, elevando as possibilidades até mesmo de amizade, por outro temos a dificuldade de se compreender hierarquias e o risco de se acobertar erros e falhas em nome da amizade formada.
Também há que se lembrar que toda a rotina de trabalho precisa ser rigorosamente organizada, ou seja, este é um perfil especialmente requerido para empresas de times enxutos, visto que provavelmente um único colaborador poderá ter um grande volume de tarefas a desenvolver, e somente através da ordenação e programação que se poderá assegurar o cumprimento das tarefas idealizadas e o registro delas, a fim de que sejam rastreáveis.
Aliás, falando em ordenação, vamos desenvolver como implementar um sistema de gestão empresas de pequeno porte a seguir e começar o projeto que chamamos carinhosamente de “Jornada para a Empresa do Futuro”.
A Estruturação da Gestão para Empresas de Pequeno Porte – A Jornada para a Empresa do Futuro
Empresas de pequeno porte são tão capazes de voar alto quanto aquelas que possuem grandes equipes, no entanto, é necessário contar com um sistema ágil e eficaz para organizar a casa e compreender que seu funcionamento será único e particular.
Antes de mais nada exclua a ideia de que investir em gestão empresarial é caro, oneroso, burocrático ou um luxo que somente grandes empresas, pois perceberá que este esforço trará excelentes resultados, a curto, médio e longo prazos e venha conosco iniciar a Jornada para o Futuro!
A primeira fase para implementar um sistema de gestão para empresas de pequeno porte, chamamos de “Fase da Compreensão” e está estruturada em uma série de passos, conforme a seguir:
Passo 1: Primeiramente, a organização precisa compreender o seu propósito chave, ou seja, para que ela existe e onde quer chegar, se munir dos equipamentos necessários para voar mais alto!
Passo 2: Definido propósito, aprofunde-se um pouco mais e determine a missão, a visão e os valores que esta empresa tem ou deseja ter, pois serão parte essencial para traçar o perfil deste grupo. Agora o time tem uma cara, uma identidade que guiará seus integrantes novos e futuros e ressoará ao mercado em geral.
Passo 3: Chegamos ao terceiro passo, de extrema importância, pois iremos identificar quais são os stakeholders, ou seja, as partes interessadas. Aqui cabem clientes, colaboradores internos, parceiros de negócios, fornecedores, poderes públicos, comunidades, entre outros a depender de cada negócio.
Passo 4: Sabemos quais são as partes interessadas, mas como elas serão atendidas? Bem, importante então é realizar a compreensão de quais são as expectativas de cada uma delas e traçar um plano de ações para atendê-las da melhor forma possível, em alinhamento ao propósito da organização.
Veja que interessante que este fluxo se faz, ao compreender que “uma coisa puxa a outra”, pois se não identificássemos primeiramente qual o propósito da organização, de que forma poderíamos determinar quais são os stakeholders? Afinal, não é preciosismo a estruturação desta implementação, e sim um guia prático e direto que servirá de extrema ajuda ao desenvolvimento da empresa.
Pois bem, vamos continuar, agora nos encaminhando para a segunda fase do Sistema de Gestão Organizacional, que chamamos de “Regras da Casa”, também estruturada em passos, de forma que fique prático e didático o entendimento. Veja:
Passo 1: Elaboração de Código de Ética e Conduta para colaboradores, sócios e parceiros de negócios. Este documento em especial é importantíssimo e deve estar aliado ao propósito chave da empresa e aos três pilares intitulados missão, visão e valores.
Passo 2: Elaboração das Políticas da casa, que são nada mais que as normas estabelecidas por uma empresa, que tem como objetivo alinhar suas as expectativas e foco perante determinadas circunstâncias. São diversos os tipos de políticas que podem, e devem, ser desenvolvidas, bem como:
- Política de negócio (visam o cotidiano das linhas de produção);
- Política corporativo (direcionadas aos cargos mais altos das empresas, como gestores e diretores);
- Políticas internas (direcionada aos funcionários em seus processos e comportamentos no ambiente corporativo);
- Políticas externas (regras de como a empresa irá se portar perante a sociedade, clientes, fornecedores e intermediários);
- e Políticas específicas (que tratem de temas como meio ambiente, antissuborno, etc.).
Chegamos então à terceira etapa, que chamamos de “Organizando a Casa do Futuro”. Igualmente estruturada em passos que compõem a receita de forma essencial:
Passo 1: Identificação das atividades feita é possível estruturar a empresa em setores e identificar as funções e responsabilidades. Compreenda que os setores não precisam ter necessariamente nomes padrões, já que estamos tratamos de uma organização enxuta, com uma porção de atividades para um só colaborador.
Cada setor pode contar com diversos processos, e isso não significa que estamos desorganizados, desde que se tenha a devida lógica. Por exemplo: um setor chamado Planejamento e Gestão pode abarcar a captura de oportunidades de trabalho ou de clientes, formalizar os contratos e tratar da sua gestão, assegurando seu cumprimento junto ao time de Execução. Veja, não estamos conflitando interesses, faz sentido que aquele que execute o processo de captação realize a formalização do contrato. Ainda assim, cabe que os potenciais negócios prospectados passem por uma alçada de análise de viabilidade, notadamente importante e que caberá ao diretor da empresa, evitando possíveis parcerias fomentadas por interesses pessoais.
Para ilustrarmos ainda melhor, outro exemplo de setor é: Aquisição e Logística, em que podemos tratar do processo de compras de insumos e/ou ferramentas que demanda relacionamento com fornecedores e a logística para envio destes. Aqui, novamente, cabe a aprovação por uma alçada superior, que neste caso pode ser o gestor demandante pela aquisição, sem impossibilitar a execução de duas tarefas em um único departamento e sem conflitar interesses.
Passo 2: Compreendido que é possível estruturar setores de forma única, enxuta e inteligente, documente os processos elaborados, de forma a compor um manual de funcionamento da empresa, que possibilite que todo novo colaborador tenha os insumos suficientes para desenvolver o seu trabalho, reduzindo tempos de treinamentos e disponibilização de “mentores” aos iniciantes na empresa. Este pequeno ato de se documentar um processo e seus procedimentos reduz custos e facilita a adaptação dos novos funcionários da empresa, já que contam com um guia para seguir e consultar em casos de dúvidas.
O documento mencionado deve conter:
– Nome do Processo;
– Onde ele fica (escritório matriz, filial, remoto etc.);
– O Tipo de Processo (estratégico, financeiro, de execução etc.);
– O Dono do Processo (Gestor xxxx, gerente xxxxx);
– Data, Número e Responsável pela Revisão do Processo (este poderá ser consultado em caso de dúvidas e/ou necessidade de revisão do processo);
– A Missão do Processo, ou seja, o seu objetivo em particular (pode ser mais de um objetivo, conforme o número de atividades abarcadas);
– Infraestrutura do Processo (Softwares aplicados e número de pessoas que executam o processo);
– Fornecedores e Insumos, ou seja, de quem vem o processo e como vem (Por exemplo: para o processo de aquisições a demanda pode vir de um gestor operacional e chega através de uma solicitação de compras por e-mail);
– Processo: a metodologia de desenvolvimento das atividades;
– Produto: quais os insumos gerados pelas atividades desenvolvidas. Por exemplo: Pedido de Compras, Contrato com Fornecedor;
– Clientes do Processo: a quem se destina o atendimento da atividade executada. Ainda utilizando o mesmo exemplo do setor de aquisições, se destina ao gestor de operações por exemplo;
– Políticas e Códigos aplicáveis ao Processo;
– Itens de Controle: são os registros das atividades. Por exemplo: registro de pedido de cotações e de compras.
– Fluxograma da Área.
Passo 3: Desenvolvimento de Análise SWOT para verificação das forças e fraquezas que o modelo estruturado oferece, de modo a se identificar os riscos e traçar estratégias para controle e monitoramento.
Por fim, mas não menos importante, a etapa 4 em que tratamos do monitoramento da casa pronta:
Passo 1: Elaboração de Metas a curto, médio e longo prazos;
Passo 2: Definição das metodologias e responsáveis pela verificação do atingimento das metas;
Passo 3: Elaboração de Plano para correções e melhoria contínua do Sistema de Gestão.
Ufa! Não foi tão difícil quanto parecia inicialmente, não é mesmo? Bem, se acredite se quiser, tudo isso pode ser feito de diversas formas, através de diferentes tipos de metodologias, o que ao contrário do que se pensa sobre sistemas de gestão, não engessa em nada a implementação.
Métodos de Aplicação
Toda estrutura de Sistema descrita aqui pode ser implementada através de diferentes metodologias, podendo aplicar a melhor à sua realidade.
Citamos como excelentes referências:
– Metodologia de Trabalho Falconi (Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia, Vicente Falconi e Falconi Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD));
– Metodologia Kaizen, Kanban, Just in Time;
– Norma NBR ISO 9001, 37001 e 37301.
Viu só! Você pode voar mais alto e ainda contar com nosso time para dar impulso a esse voo!
O Time Studio já ligou as turbinas e está ansiosamente esperando por você! Vamos voar juntos!!
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