Quando decidimos realizar um novo investimento, seja um imóvel ou um veículo, é natural que antes de efetuar o negócio, façamos um planejamento em que estudamos o cenário de necessidade real, verificamos quais os benefícios da nova aquisição e realizamos um preparo financeiro para executá-la. Após essa análise crítica é que colocamos em prática o projeto, e começamos então a executar cada etapa planejada. Toda essa organização preparatória e a execução da mesma é o que chamamos de gestão de projetos. Em uma empresa, funciona da mesma forma, para cada novo projeto e/ou investimento, é realizado um planejamento e um profissional é responsabilizado pelo andamento do mesmo.

Quando uma organização traça um objetivo a ser alcançado, um planejamento é realizado antes de se iniciar o processo. Analisar o impacto deste novo investimento envolve o estudo de diversos aspectos, bem como: provisão dos recursos financeiros necessários, análise da mão de obra necessária, tempo estimado para se chegar ao objetivo final e definição do passo a passo para execução do projeto.

Todo esse fluxo analítico é essencial, afinal, qual a empresa que iria arriscar seu tempo, recurso e profissionais para um projeto no “escuro” sem se organizar minimamente?

Atualmente uma forte tendência de projeto implementado nas empresas são as Normas ISO, principalmente as ISO 37301 e 37001, Compliance e Antissuborno respectivamente, devido a todo o cenário que vivemos. Vamos trazer neste artigo a compreensão da Gestão de Projetos e como ela pode ajudar no processo de implementação desses Sistemas.

A Gestão de Projetos – Definição

Cada novo trabalho traçado por uma empresa que tenha um objetivo final pré-definido, chamamos de projeto.

Exemplos de projeto: mudança de uma sede; implementação de um software; implementação de um sistema; conquista de uma certificação; etc.

Quando um novo objetivo é traçado, um plano das necessidades para conquistá-lo é elaborado, observando questões como: recursos financeiros e conhecimentos específicos necessários, áreas que deverão ser envolvidas no processo de execução, áreas e partes interessadas atingidas, riscos, qual o prazo considerado exequível (levando em conta todas as variáveis aqui anteriormente citadas), entre outros possíveis fatores.

O controle, a organização e o acompanhamento de todas essas atividades, chamamos de Gestão de Projetos.

Compreendendo o Papel da Gestão de Projetos na Implementação dos Sistemas ISO 37001 e ISO 37301

Imagine que o projeto de uma empresa é um quebra-cabeça. Cada setor tem uma peça para contribuir com este jogo, no entanto, não se sabe onde, como e quando encaixar essa peça na mesa para formar a imagem final.

Perceba que se todos jogarem as peças livremente, sem se preocupar com o encaixe correto, jamais teremos êxito no resultado final.

Compreendida essa analogia, passamos então para a realidade: uma empresa tem como propósito implementar a ISO 37301, referente ao Sistema de Compliance. A referida organização possui 10 setores diferentes, que atuam de modo interligado, porém independente, e insira ainda no cenário o modo remoto de trabalho, que dificulta ligeiramente a interação entre todas as partes. Quando a empresa decidiu implementar um novo sistema, ela definiu também um novo objetivo, que acarretará em custos. O contexto aqui explicitado envolve: 10 segmentos diferentes, que terão novas atribuições, ao longo de um determinado período, que é o prazo que a empresa tem como expectativa para conquistar a certificação ISO 37301.

Seria no mínimo sonhador acreditar que a organização, por melhor que seja, conseguiria atingir o seu objetivo sem um responsável por instruir, direcionar e unir as peças do quebra cabeça. Esse é o Gestor de Projetos, o responsável pelo processo de desenvolvimento do novo projeto, interagindo com todas as áreas, assegurando que o objetivo final seja alcançado, sem desvirtuamentos ao longo do caminho, monitorando inclusive as despesas de tal investimento.

O Gestor de Projetos

Agora que compreendemos o conceito de gestão de projetos, podemos tratar do profissional responsável por essa atividade e suas atribuições.

O gestor deverá organizar o projeto atendendo pelo menos os seguintes pilares:

1. Definição de Equipes: escolher áreas ou profissionais da organização, nomeando os líderes para time quando se tratar de grupos;
2. Apresentação do Objetivo aos Líderes e Times: no caso de Normas ISO 37301 e 37001, adquirir e estudar as mesmas é o primeiro passo. Lembrando que as mesmas devem ser disponibilizadas a todos os integrantes da empresa;
3. Definição de Planos de Ações e Distribuição de tarefas: definir qual o papel de cada time e/ou profissional no projeto e quais as atividades deverão ser desempenhadas pelos mesmos;
4. Determinação de metas e prazos: determinar com os profissionais e/ou equipes, os objetivos e os “deadlines” de cada um deles;
5. Disponibilização de recursos: estudar e aprovar junto à alta administração quais os recursos serão necessários para o desenvolvimento do projeto, levando em conta prazos, necessidade de capacitação de equipes, equipamentos, etc.

Atendidos os pilares aqui descritos, o gestor passa então para a fase de acompanhamento, ao longo da qual ele fará reuniões periódicas com os líderes e/ou representantes de cada equipe para verificar o quanto cada uma delas avançou, comparando o planejado com o realizado, ouvir quais as possíveis dificuldades que surgiram ao longo do desenvolvimento do trabalho, propor melhorias que visem agilidade do andamento do projeto, assegurar que todos os times se mantenham comprometidos com o trabalho, para assegurar o êxito do projeto.

Note que caso o gestor de projetos não existisse teríamos as seguintes situações:

• a interação entre as equipes seria dificultada;
• falta de compreensão quanto ao objetivo final;
• falta de material de guia, como por exemplo as Normas ISO 37301 e 37001;
• não haveria a junção de todas as tarefas executadas;
• desalinhamento do objetivo final;
• falta de engajamento, causando desistências, atrasos e não comprometimento por parte das equipes e líderes;
• os prazos não seriam atendidos de forma igual por todas as áreas;
• não haveria a quem recorrer em casos de dúvidas e/ou dificuldades;
• a alta direção não teria uma pessoa a quem perguntar sobre o andamento do projeto;
• não haveria uma possibilidade de realinhamento ao longo do processo caso fosse necessário;
• não haveria um controle dos gastos previstos, causando possíveis despesas extras desagradáveis, passíveis que impossibilitar a continuidade do projeto.

Essas são algumas das dificuldades encontradas quando se tentar desenvolver um projeto sem liderança. Fazendo um paralelo com uma sala de aula: há um professor que apresenta o conteúdo ao grupo, explica ele e acompanha o desenvolvimento de todos, certo? Se ele não existisse a quem recorreriam os alunos, como seria organizada a turma. Hoje em dia temos o Google como fonte de consultas, mas ainda que seja incrível e rico de conteúdo, ele não pode acompanhar o seu desenvolvimento como um professor. Há situações em que é necessário um líder para assegurar o comprometimento, o foco, o atendimento aos prazos, mitigando e contingenciando os desafios que surgirem ao longo do processo, para garantir o êxito ao final.

A Atuação do Gestor de Projetos

O comprometimento com o objetivo final é importantíssimo para o um bom gestor de projetos, porém este profissional deve também ter alinhado com a empresa para a qual trabalha outros pontos de igual impacto:

• Compromisso com uma conduta ética, sabendo que nenhum projeto deve ser conquistado a qualquer custo;
• Ser comunicativo e saber ouvir é extremamente importante, ainda que traços de personalidade seja desafiadores de serem medidos, estes dois em específico são imprescindíveis para líderes de equipes, pois impactam na comunicação ao longo de todo o processo de desenvolvimento do projeto;
• Compreender a organização da empresa, os tamanhos das equipes, pois assim poderá elaborar um plano de ações cabível à estrutura existente;
• Compreender o contexto, as partes interessadas e suas expectativas, pois assim poderá entender a demanda da organização e propor prazos que atendam à mesma;
• Estudar o que é possível fazer dentro do investimento disponível da empresa, elaborando um plano de ações que caiba no bolso da organização.

Os Benefícios da Gestão de Projetos na Implementação dos Sistemas ISO 37001 e ISO 37301

Você pode pensar que sua empresa é pequena, ou que seus times são enxutos e por isso não precisa de um gestor de projetos para liderar seus objetivos, ou que este seria um custo muito elevado para seu porte. No entanto, ainda que essa ferramenta não seja à prova de falhas, ela evita muitos tropeços pelo caminho, inclusive prejuízos que ultrapassariam seu investimento. Lembre-se também que é possível propor tal atribuição de gestão de projetos a um colaborador já inserido na organização, contanto que seja verificado antecipadamente se a atuação primeira do profissional não irá conflitar interesse com o projeto e se é cabível abarcar mais uma responsabilidade em sua rotina de fato. Alguns dos riscos mitigados ao se investir em gestão de projetos são:

1. Falta de comprometimento por parte das equipes;
2. Desistência ou desvirtuamento do objetivo no meio do projeto;
3. Prejuízos financeiros por abandono do projeto no meio do caminho, após já ter sido feito investimento inicial;
4. Descumprimento de prazos e consequente aumento de custos por extensão do período de implementação do projeto.

Outro aspecto positivo da gestão de projetos, é que ao longo do trabalho, nas reuniões periódicas, o gestor pode dar feedbacks do andamento e dos benefícios já alcançados. Caso os resultados só possam ser observados depois do projeto finalizado, o feedback funciona como forma de manter as equipes e inclusive os líderes engajados, valorizados e mais dispostos em um próximo trabalho.

Além disso, ao longo do desenvolvimento de todo projeto, os colaboradores, fornecedores e demais partes envolvidas, devem estar em total conformidade com as leis e normativos das atividades, assim como também com as políticas e instruções internas da organização. Portanto, cabe ao gestor a verificação deste cumprimento, colaborando diretamente para o Compliance. É essencial que toda empresa esteja compliance sob os aspectos ambiental, trabalhista, financeiro, segurança do trabalho, proteção de dados, entre outras variáveis específicas cabíveis a cada atividade. Nesse sentido, o gestor de projetos deve estar atento às necessidades do segmento da empresa para a qual trabalha, tendo em mente que os requisitos de compliance de uma indústria de agronegócio é diferente de uma instituição financeira e de que os lucros a almejados com o novo investimento não pode, nem deve, ser ganho a qualquer custo, é necessário atender às normas e instruções legais e aos regimentos internos da empresa.

Podemos concluir, desta forma, que o Compliance e a Gestão de Projetos andam juntas, lado a lado para assegurar o cumprimento correto das leis e dos objetivos da organização.

Ciclo de Vida da Gestão de Projetos

Para que se conquistem todos os benefícios da gestão de um novo projeto é necessário compreender que este ciclo seja organizado em etapas essenciais, sendo elas:

Ponto Inicial

Definição do novo projeto com a alta direção da empresa, levando informações como:

1. os recursos necessários;
2. as equipes a serem envolvidas;
3. os benefícios com o projeto;
4. os desafios a serem enfrentados ao longo do caminho;
5. e um paralelo com o mercado.

Planejamento

Para esta etapa uma série de ações são previstas, pois será ela que organizará antecipadamente todo o trabalho a ser desenvolvido. A seguir cada uma delas:

1. Definição das equipes e seus respectivos líderes;
2. Determinação dos papéis e responsabilidades de cada profissional envolvido no trabalho;
3. Definição do plano de ação por times;
4. Sequenciar as atividades e delimitar os seus respectivos prazos, levando em conta as atividades diárias já desenvolvidas por cada profissional;
5. Planejar as demandas de custos para desenvolvimento do projeto;
6. Determinar o calendário de acompanhamento de desenvolvimento do projeto junto aos times;
7. Definir uma agenda de acompanhamento dos custos com o projeto (estimado x realizado);
8. Identificar os riscos e dificuldades a serem enfrentados ao longo do desenvolvimento do projeto e prever ações de mitigação e contingenciamento para os mesmos;
9. Planejar uma agenda de feedbacks e engajamento aos líderes e integrantes de cada time do projeto.

Desenvolvimento

O plano de ação quando colocado em prática deve ser acompanhado periodicamente pelo gestor, a fim de assegurar o êxito do projeto. Sendo assim, são verificados: o cumprimento de cada etapa, a necessidade de se reavaliar o cronograma, quais as dúvidas e dificuldades surgiram, a interação entre as equipes, o engajamento dos líderes e seus times e o atendimento ao planejamento de recursos.

Conclusão

Ao final do trabalho, quando o projeto estiver concluído, o gestor de projetos deve realizar uma análise crítica de todo o desenvolvimento, comparando seu planejamento com o executado, inclusive sua matriz de riscos e dificuldades.

A comparação com as expectativas iniciais deve servir como aprendizado para projetos futuros, verificando quais os pontos a serem melhorados.

Pós-Implementação

Verificação dos resultados obtidos com o novo projeto após determinado período cabível pré-estabelecido, gerando novos indicadores para a organização.

Os feedbacks devem ser levados para as equipes envolvidas também, como forma de reconhecimento por seu esforço e de engajamento na continuidade do projeto implementado.

Uma observação importante a se fazer é que boa parte dos projetos implementados hoje nas empresas, têm grande dificuldade justamente na sua continuidade, o que demonstra a necessidade de se rever por quais motivos o engajamento perde força após a conquista. Fique atento às rotinas de verificação pós-implementação, para que o investimento realizado não seja desperdiçado. Uma boa estratégia é antes de se iniciar um novo projeto, verificar qual a aderência dele ao negócio, sendo este um estudo que cabe ao gestor de projetos junto à alta direção da organização.

Metodologias de Gestão de Projetos

Vamos voltar para a ideia de quebra cabeça que criamos no início deste artigo: imagine que a nossa imagem referencial são as Normas ISO 37301 e 37001, porém não temos um manual de como organizar o time para montar ela.

Esse manual chamamos de metodologia. Para interconectar as muitas as tarefas desenvolvidas entre os times, é importante que se tenha um guia que instrua o gestor de projetos a desenvolver o seu trabalho.

Importante ressaltar que é extremamente necessário, antes de escolher a metodologia a ser adotada, estudando e compreendendo criticamente o histórico e o contexto da organização ao qual o projeto se destina.

Vamos listar aqui apenas algumas das metodologias de gestão de projetos existentes atualmente, que servem como excelentes manuais de trabalho:

• Gestão da Qualidade: Utiliza como base a norma ISO 10006:1997, estabelecendo uma série de diretrizes para garantir a padronização das ações.
• Project Model Canvas: utiliza conceitos visuais da neurociência aliados a uma estrutura lógica de componentes que formam um plano de projeto. Esses componentes lógicos e visuais estão organizados em blocos de perguntas fundamentais (Por quê, O quê, Quem, Como, Quando e Quanto) integrados em consonância com a teoria que rege o gerenciamento de projetos;
• Waterfall: trata-se de um método sequencial, também conhecido como cascata, o desenvolvimento é feito de forma linear, com várias etapas pré-definidas;
• Kanban: ferramenta criada no Japão, que tem como metodologia o apelo visual, trabalha com um sistema de pistas que revelam as expectativas de cada tarefa no que diz respeito a prazos, quantidade e qualidade;
• Extreme Programming (XP): é uma metodologia focada no desenvolvimento de software que possui valores e princípios, onde são fundamentados por um conjunto de práticas. Por ser uma metodologia leve, que pode facilmente ser adotada por diferentes níveis de desenvolvedores (experientes ou não) e em qualquer tamanho de equipe;

Gestão de Projetos no Pós Implementação da ISO 37301 e 37001

O quebra cabeças foi montado, agora cabe ao gestor assegurar a continuidade do mesmo, afinal é necessário se investir na manutenção dos projetos implementados, e com a ISO 37301 e 37001 não é diferente.

À gestão de projetos cabe a definição de monitoramentos contínuos, com intervalos pré determinados, para que quando de uma auditoria externa, não ocorra aquele desespero para se arrumar as peças que se soltaram do game.

Manter as equipes engajadas é um papel do gestor de projetos em parceria com os líderes da organização, verificando continuamente onde é possível melhorar e onde estão os gargalos para que sejam rapidamente sanados e não apenas “tapeados”.

Invista na Gestão de Projetos e nas Normas ISO em sua organização e conquiste maior credibilidade, transparência, controle, agilidade e engajamento!