Sabemos que todas as organizações se dividem em setores, os quais possuem seus próprios procedimentos. Cada um desses departamentos possuem riscos de corrupção e de outros desvios de conduta, que podem, no entanto, ser evitados quando se implementa um Sistema de Integridade e Combate ao Suborno e Corrupção.

A Gestão de Integridade na construção civil não é diferente, pois os seus processos envolvem tratar com representantes comerciais, clientes, agentes públicos, colaboradores de diversas especialidades, terceirizados, entre outros, expondo as organizações a inúmeros riscos diariamente.

Para exemplificar como um Sistema de Integridade e Combate ao Suborno e Corrupção pode mitigar os riscos na construção civil, elaboramos este material, em que trouxemos as 6 (seis) maiores situações de risco vivenciadas pelas empresas que atuam nesse ramo de atividade, dividindo em duas partes, para que possamos nos aprofundar minimamente e instruir da melhor forma sobre como aplicar essa ferramenta de gestão.

1 – OBTENÇÃO DE LICENÇAS E PERMISSÕES

Contextualização do Risco

Para se realizar novas construções e reformas, são necessárias licenças e permissões, emitidas por órgãos públicos, e este relacionamento entre os colaboradores da construção civil com agentes e fiscais públicos traz riscos de suborno e outras formas de corrupção.

O relacionamento entre um colaborador interno e outro externo, já é um ponto delicado quando se fala de Gestão de Integridade e de Combate ao Suborno, pois pode haver uma oportunidade de desvio de conduta ética provocada por um conflito de interesses.

Como não há formas de impedir que situações que caminham na contramão da ética cheguem até a organização, o melhor é preparar os colaboradores quanto à como agir diante de situações delicadas, de ofertas de benefícios e/ou facilidades, esclarecendo inclusive quanto às diferenças de abordagens, bem como extorsão, chantagem, suborno, etc.

A Realidade do Setor da Construção Civil

Sabemos que os empreendimentos em nosso país são executados com o cronograma apertado, seja por exigência do cliente, por questões financeiras ou por outros motivos que façam com que os prazos sejam sempre curtos.

Em contrapartida, normalmente o prazo para se conseguir licenças, permissões, alvarás e afins, é maior do que os profissionais da construção civil gostariam ou poderiam esperar.

Sabendo da urgência da construção civil no que diz respeito aos seus prazos, alguns agentes públicos, se aproveitam desta situação para oferecer facilidades em troca de benefícios, bem como redução de prazos ou facilitação na emissão de documentos. Da mesma forma também ocorre o inverso, quando para atender às pressões e aos prazos, profissionais que representam as organizações privadas, buscam ou propõem acordos ilícitos visando à facilidade e/ou agilidade.

Esse tipo de situação além de ir completamente contra as leis, normas e diretrizes do país e de uma empresa séria inclusive, (Lei 12.846/2013, Lei 12.813/2013, ISO 19600:2014, ISO 37001:2016, etc.) pode impactar negativamente a imagem da organização e o aspecto financeiro desta.

A Gestão de Integridade na Construção Civil e Combate ao Suborno e Corrupção

É aqui neste ponto que um Sistema de Integridade e Combate ao Suborno e Corrupção atua para evitar esses riscos.

Primeiramente um sistema adequado, estrutura uma matriz de riscos, que filtra todas as situações de fragilidade inerentes aos processos da organização, permitindo que se compreendam as consequências de cada uma delas e que sejam criados procedimentos que monitorem e diminuam os riscos e ainda, que contingenciem em casos de ocorrências de ofertas e/ou aceitação de benefícios e facilidades.

Tão importante quanto elaborar a matriz é divulgá-la e mantê-la atualizada constantemente, avaliando a eficácia das ações de mitigação e a eficiência das ações de contingência.

A construção e divulgação de políticas de conflito de interesses e de combate ao suborno e corrupção na construção civil, de relacionamento entre o colaborador interno e o agente público, são essenciais para a sustentabilidade do Sistema de Integridade e Combate ao Suborno e Corrupção. Para esta última política, é essencial que se defina os meios que são permitidos para se comunicar, bem como e-mail, comunicados formais, mensagens, telefonemas, dando preferência àqueles que possam ser rastreados e que gerem registros do que tiver sido conversado. Além disso, ainda nessa política, determinar que se conte sempre com pelo menos uma testemunha em reuniões presenciais ou online e que se registre em atas ou documentos afins o que tiver sido conversado e acordado, também são medidas de controle extremamente benéficas, que um Sistema de Integridade e de Combate ao Suborno e Corrupção proporciona. Uma ferramenta muito importante de suporte ao sistema é o canal de reportes para receber as denúncias, pois auxilia e incentiva a boa conduta dos colaboradores internos e externos.

2 – ESCOLHA DE FORNECEDORES E TERCEIRIZADOS

Contextualização do Risco

A escolha de fornecedores e de terceirizados impacta financeiramente e estrategicamente nas organizações.

Por isso é necessário que se estabeleçam procedimentos e pré-requisitos para a escolha e contratação dos profissionais externos, pois apesar de não integrarem o quadro fixo da organização representam a mesma e, por isso, precisam estar em harmonia quanto aos valores e condutas ditados pela empresa contratante. Além da questão da conduta compatível àquela ditada pela empresa, outro ponto frágil é que a escolha do fornecedor ou terceirizado pode ser baseada em um interesse pessoal, visando favorecer amigos, parentes ou conhecidos, gerando um conflito de interesses.

O combate ao risco com o Sistema de Integridade e de Combate ao Suborno e Corrupção

No caso de fornecedores, a pesquisa e seleção de lojas e indústrias que vendem o insumo procurado geralmente são realizadas pelo setor de aquisições, sendo que os prazos e quantidades são informados pelo solicitante da obra.

Nesta escolha é que, caso não se tenham critérios bem definidos, é possível que tanto o solicitante, quanto o comprador, busquem favorecer um amigo, parente ou conhecido, gerando um conflito de interesses, que deve por sua vez ser mitigado.

Uma forma de realizar este controle é exigir que se realizassem sempre pelo menos três orçamentos e que se cadastre e avalie continuamente os fornecedores, informando qualquer grau de proximidade com os colaboradores da empresa solicitante. É claro que em casos de materiais difíceis de encontrar, é possível que se realize apenas uma cotação, no entanto, a situação deve ser devidamente justificada.

É essencial que as cotações realizadas sejam apresentadas ao solicitante, e que a decisão final de quem comprar seja realizada por um gestor/engenheiro supervisor, arquivando sempre toda a pesquisa de preços, como forma de evidenciar o atendimento à instrução do procedimento.

Todos os fornecedores devem ser constantemente avaliados, então se recomenda a criação de um caderno de avaliação dos fornecedores, em que se verifique: boa negociação, atendimento aos prazos, entrega sem prejuízos (sem quebras ou perdas de materiais durante o transporte), entre outras variáveis cabíveis. Esta análise deve ser realizada pelo setor de aquisições e pelas obras, e deve ficar disponível para pesquisa aos dois. 

No caso de contratação de terceirizados, estes devem ser criteriosamente escolhidos. Para isso deve ser estudada a necessidade de contratação e a possibilidade de execução dos serviços por parte de equipe interna, as propostas de preço, a capacidade de atendimento ao prazo necessário, o histórico de qualidade dos serviços prestados (se houver), entre outras variáveis que forem cabíveis. Toda essa avaliação deve ser realizada pelo engenheiro ou arquiteto residente responsável pela obra, e a definição do terceirizado deve ser submetida à aprovação da supervisão da engenharia e/ou alta direção, conforme organograma da organização.

É muito importante que se tenha em mente que um prestador de serviço, quando presente no ambiente da contratante, deve ter uma conduta harmoniosa com os conceitos da empresa, ser comprometido com a ética e com os sistemas da organização, bem como o Sistema de Integridade e combate ao Suborno e Corrupção, pois ele está naquele momento fazendo parte da equipe, parte da empresa e portanto, representa riscos inclusive à imagem da organização. Por isso, é essencial que no ato da contratação de um terceirizado se realize uma due diligence, para se levantar os riscos que o terceiro traz e um treinamento acerca dos sistemas e políticas da organização contratante.

Procedimentos em Filiais

Os procedimentos determinados a fornecedores e terceirizados devem ser aplicados também nas filiais, para que se atendam às instruções do Sistema de Integridade e de Combate ao Suborno e Corrupção. No caso de unidades em outras cidades, recomenda-se que a matriz estabeleça um valor máximo para definições de contratações de terceirizados por parte do gestor local, ficando a cargo da alta direção a aprovação de contratos com valores superiores ao definido pela empresa.

A organização deve ainda definir como serão realizadas as compras de insumos, estabelecendo se a matriz fará as compras ou se as filiais terão um setor para desempenho de tal função.

3 – ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAL DO CANTEIRO DE OBRAS

Contextualização do Risco

A gestão dos canteiros de obras envolve uma série de variáveis, no entanto, um aspecto importante é o controle de entrada e saída dos insumos, visto que são inúmeros os casos de pequenos furtos, afetando negativamente as organizações da construção civil no âmbito financeiro e no âmbito logístico de atendimento aos prazos, uma vez que se faz necessária realizar novas aquisições.

Mitigando o Risco com o Sistema de Integridade e Combate ao Suborno e Corrupção na Construção Civil

Os casos de furtos podem ser evitados nos almoxarifados da construção civil, ou pelo menos, minimizados através de um procedimento de controle do que chega à obra e é armazenado no almoxarifado e do que sai dele para ser aplicado/instalado.

Tal processo pode ser realizado pelo almoxarife ou apontador do canteiro, ainda que o melhor seja que os dois estejam presentes, evitando o risco de desvios. A orientação é que ao receber as cargas de insumos, se faça primeiramente a conferência entre o pedido e a carga entregue, verificando a coerência entre a especificidade e quantidade do material solicitado e entregue, para que somente então se registre em documento padronizado, a entrada informando a data e o(s) nome(s) de quem recebeu e quem entregou (loja/indústria e entregador).

O armazenamento dos materiais no almoxarifado das obras da construção civil deve ser realizado conforme as especificidades de cada material, ficando atento aos cuidados exigidos, bem como proteger do sol, do calor, da umidade, etc. É indicado, que se identifiquem prateleiras/armários de armazenamento com os nomes dos insumos ali guardados.

A saída dos insumos de dentro do almoxarifado para a aplicação na obra deve ser também registrada, controlando quem retirou e a data, deixando claro quanto de material ainda ficou estocado.

Também é importante ter atenção ao controle de acesso ao almoxarifado, restringindo somente ao pessoal autorizado, lembrando-se da importância do controle de ferramentas e equipamentos, bem como parafusadeiras, marteletes, entre outros armazenados no local.

É imprescindível que se realize continuamente nas obras, treinamentos acerca do Sistema de Integridade e de Combate ao Suborno e Corrupção e do Canal de Denúncias, com todos os colaboradores, indo desde o engenheiro e arquiteto residentes até os pedreiros e serventes. O melhor sistema é aquele que funciona de forma natural, orgânica, e por isso a cultura de um comportamento ético e transparente é tão importante.

Um sistema tem como premissa básica auxiliar a empresa nos seus controles para mitigar os riscos aos quais ela está exposta. Para um melhor desempenho do sistema, é necessário que se verifique com periodicidade pré-determinada, a eficácia dos procedimentos determinados.

Espero que tenha gostado deste artigo, a segunda parte deste material poderá ser conferida em breve! Não deixe de ativar nossas notificações e se inscrever em nossa newsletter!