Com a crise provocada pela pandemia da COVID-19, algumas medidas emergenciais por parte das administrações públicas se fazem necessárias, como a construção emergencial de hospitais, UPAS e demais suportes médicos para atendimento à população, além da aquisição de remédios, exames, equipamentos de proteção hospitalares, entre outras ações imediatas.

Tais situações alteram o modo costumeiro de se efetuar aquisições e contratações e por este motivo apresentam grandes riscos se não bem monitoradas.

Ainda que as ações sejam emergenciais, a administração pública deve manter o devido controle, critérios e gestão sob as verbas, uma vez que, ainda diante de uma questão de calamidade pública, exista quem se aproveite da situação e oferte valores exorbitantes, ofereça facilidades em troca de benefícios, visualizando o desespero e a urgência das contratações.

Por este motivo, é de extrema importância que tanto os órgãos e entidades da Administração Pública, quanto as empresas da iniciativa privada possuam uma matriz de riscos que trate de situações emergenciais, abordando os riscos diante desta situação, suas consequências, além de prever como mitigar possíveis transtornos de integridade causados por profissionais antiéticos que se aproveitam da urgência das negociações e do desespero da população.

São muitos os aspectos com imensa potencialidade de impacto negativo na imagem, sustentabilidade financeira, logística e administração de uma organização seja ela pública ou privada. Aqui abordamos alguns deles que consideramos precisar de maior atenção:

1. Novas Contratações Públicas Emergenciais:

• Lançar publicamente os certames, através de edital, com modalidade especificada, abordando a situação de emergência;
• Estabelecer critérios para atendimento da demanda, e comprová-lo, seja por meio de atestados técnicos, preços, prazos ou outras variáveis cabíveis a cada situação;
• Informar à população, de modo claro, sobre as novas contratações e/ou aquisições, justificando entre outros aspectos, a necessidade, a origem da verba, qual o público beneficiado com o investimento. Quando ocorrer aditivos, seja de prazo ou de custo, a população também deve ser informada com a devida justificativa. É importante que toda a informação oficial seja disponibilizada em apenas uma plataforma digital, evitando desencontros de informações e as famosas “fake news”;
• Assegurar a transparência a todas as partes interessadas, através de comunicação clara e objetiva sobre os atos praticados;
• Exigir minimamente em edital o balanço patrimonial e as demonstrações contábeis do último exercício, Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, Certidão Negativa de Falência e Concordata, Declaração de Fatos Impeditivos;
• Realizar due diligence antes das novas contratações ou definição de fornecedores, a fim de investigar o histórico da pessoa jurídica ou física, podendo complementar tal estudo através de pesquisas na Internet (para apurar notícias sobre a empresa ou profissional em questão), pesquisas em sites de tribunais (STJ, TRF, CGU, STJ, STF), pesquisa em cadastros nacionais de empresas inidôneas e punidas, como o CEIS e o CNEP. Aqui, vale lembrar que o art. 4º, §3, da MP 926/2020, permite, de forma excepcional, a “contratação de fornecedora de bens, serviços e insumos de empresas que estejam com inidoneidade declarada ou com o direito de participar de licitação ou contratar com o Poder Público suspenso, quando se tratar, comprovadamente, de única fornecedora do bem ou serviço a ser adquirido”;
• Elaborar um formulário com solicitação de documentação do profissional ou empresa a ser contratado para apuração dos riscos à Administração Pública;
• Exigir certificados e/ou atestados que comprovem a capacidade técnica dos concorrentes;
• Ressaltamos a importância de priorizar a contratação das micro, pequenas e médias empresas, para garantir a concorrência econômica e a revisão de contratos similares para estabelecer bases de preços máximos para os bens e serviços necessários que precisam ser contratados na atual situação de emergência;
• Assegurar que no caso de execução de serviços, estes sejam desempenhados com primazia na qualidade, para evitar novas licitações posteriores, para reparos e consertos por falta de controle de qualidade dos serviços executados, que além de gerar desembolso desnecessário do dinheiro público, ainda impacta no não atendimento por completo das necessidades da população. Para isso sugere-se que sejam implementadas ferramentas de controle e monitoramento constantes.

2. Análise de Riscos por parte das empresas privadas

• Há de se ressaltar a importância de empresas privadas realizarem uma análise crítica do seu possível cliente, no caso o órgão licitante, antes da participação em certames públicos e da assinatura de contratos. Para tanto se recomenda a realização de due diligence prévia do órgão/entidade a fim de analisar a existência de notícias ou ações judiciais que apontem possíveis envolvimentos em atos ilícitos pelos gestores públicos responsáveis pela contratação (prefeito, chefe do setor de contratação, etc.), bem como o histórico de transparência do órgão/entidade no que tange às aquisições anteriormente ocorridas.
• Da mesma forma, faz-se necessária a análise crítica de todas as informações contidas no edital (inclusive a referente à fonte dos recursos), a fim de avaliar os possíveis riscos envolvidos em determinada contratação, que, se não devidamente avaliados, poderão levar ao colapso da organização.  
• Cabe também na análise do edital, a avaliação dos requisitos técnicos, que por muitas vezes, evidenciam a existência de “cartas marcadas”, ou seja, que apontem que há ou levam a crer que haja um  direcionamento ilícito a uma determinada empresa, ficando a cargo das organizações participantes do certame, denunciar ou, no mínimo, questionar exigências descabidas ou tendenciosas;
• A análise criteriosa dos documentos e informações fornecidos pelo licitante antes da participação do certame permite que a empresa estude a viabilidade do negócio, tanto em questões de prazos, quanto de custos e verifique se o possível cliente fornece as informações mínimas necessárias para a execução do serviço (o que inclui memoriais, projetos, planilhas, memorandos e afins);
• Analisar o compromisso do licitante no que diz respeito à transparência, pois gera um grande impacto na imagem da organização que a ela prestar serviços ou vendas;
• Escolher criteriosamente os seus terceirizados, para que tenham uma conduta harmoniosa às práticas da organização, principalmente no que se diz respeito ao compromisso com a ética, integridade e qualidade;
• Criar mecanismos de controle dos terceirizados, para assegurar a qualidade e a boa conduta dos mesmos.

3. Relacionamento entre o agente público contratante e o agente privado contratado:

• Para assinatura de novas contratações públicas emergenciais, o sugerido é que se façam presentes pelo menos 2 testemunhas além dos representantes de cada parte, a fim de assegurar que não haverá negociações ilícitas, bem como desvios de verbas, escolhas de fornecedores por interesses pessoais, atrasos e/ou aumentos de custo propositais, entre outros atos de corrupção;
• Realizar reuniões com testemunhas, registro em ata e, se possível, com gravação;
• Para visitas de fiscais do contratante para monitoramento ao longo da execução do serviço, recomenda-se que estas sejam registradas, ainda que de modo simples, mas com no mínimo data, hora, assinatura e observações, caso tenham acompanhantes não previstos. Esta ação serve para evitar encontros informais que possam gerar tentativas de suborno ou outras práticas de corrupção;
• Para monitoramento e acompanhamento do andamento dos serviços executados, a empresa contratada deve sempre fornecer o cronograma atualizado, contendo relatórios fotográficos e escritos detalhados ao contratante.

4. Compromisso do agente público e da empresa privada com a integridade e atenção redobrada em Contratações Públicas Emergenciais:

• Para que a população de modo geral (incluindo-se aqui os colaboradores de ambas as partes) se sinta segura e as organizações possam monitorar a atuação de seus representantes, é essencial que se tenha um canal de denúncias, que trate de casos específicos de desvio de conduta. O sistema deve possibilitar a realização de denúncias anônimas e contar com uma equipe idônea e qualificada, para apurar e tratar os reportes recebidos. As denúncias podem ou não vir a público, ficando a critério das organizações a sua divulgação, de modo a não afetar a sua apuração/resolução ou expor indevidamente as partes envolvidas das mesmas.

5. Definição de cláusulas contratuais em contratações públicas emergenciais que abordem a urgência do atendimento ao objeto contratado, de forma a assegurar o comprometimento de ambas as partes.

Internamente as organizações contratantes devem criar procedimentos que justifiquem e monitorem as aquisições e/ou contratações públicas emergenciais. A seguir disponibilizamos algumas sugestões de procedimentos a serem estabelecidos:

• Elaboração de estudo de comprovação de necessidade e análise de viabilidade financeira, que deve ser submetido à aprovação do gestor responsável por administrar o órgão;
• Estabelecer e comprovar o atendimento de critérios para escolhas de fornecedores e/ou de terceirizados;
• Estabelecer um setor responsável pela gestão de contratos e de comunicados entre contratante e contratado, de modo a não colocar em uma única mão esse trabalho, e assim evitar possíveis desvios e/ou conflitos de interesses;
• Instituir rotina de atualização de cronograma físico-financeiro, para controle e comunicação com o cliente e com a população;
• Treinar e conscientizar as equipes do canal de denúncias;
• Estabelecer métodos que assegurem a qualidade e o atendimento ao que foi contratado.
• No que tange a esse item, verifica-se que o monitoramento pode ser estabelecido através de auditorias, realizado pelos fiscais do contratante, que por sua vez, repassa à população os aspectos avaliados e o atendimento ou não aos itens analisados.
• Estabeleça cláusulas contratuais que ressaltem a urgência da entrega do serviço e/ou insumos, de modo que, assegure o comprometimento do contratado, sem ônus para a contratante e consequentemente ao público-alvo;

Reiteramos que é de extrema importância o monitoramento das verbas destinadas ao atendimento das urgências e que a maior prejudicada é sempre a população. Portanto, acompanhar o desenvolvimento dos serviços, o desembolso e informar à população constantemente esta gestão é prova de transparência e de compromisso com a integridade nas contratações públicas emergenciais ou não. Com o desespero e a situação de calamidade na economia e na saúde, ainda há quem queira se aproveitar da fragilidade e burlar o compromisso com a ética que vem sendo construído em nosso país, por isso mecanismos de controle e um diálogo franco são sempre um caminho oportuno para mantermos o compromisso com a ética e com a integridade.

Acreditamos que a integridade é um traço da personalidade dos cidadãos e de profissionais éticos, por isso, não há como se pensar que diante de calamidades públicas como a que vivemos atualmente, seja possível se dispensar o compromisso com a ética e integridade. Muito pelo contrário, principalmente em tempos de caos é que devemos manter o controle das operações e procedimentos, para assegurar que tudo corra da melhor maneira possível, e assim preservar a vida e a sustentabilidade dos negócios. Ser íntegro é ter o caráter firme e inabalável diante de toda e qualquer situação.

Diante desta temática de se manter a integridade, a Controladoria Geral da União lançou uma cartilha, de boas práticas de integridade nas relações público-privadas, que acreditamos que seja de grande valor, e por este motivo, divulgamos aqui, em hiperlink o material.

BOAS PRÁTICAS DE INTEGRIDADE NAS RELAÇÕES PÚBLICO-PRIVADAS
EM TEMPOS DE PANDEMIA

***

Gostou do tema abordado neste post e quer saber mais a respeito? Então, deixe um comentário e assine nossa newsletter para se manter atualizado.

Abraços e até a próxima!

Ana Carolina Colnaghi e Thiago Nielsen