O pulsar de uma organização se dá pelas pessoas que compõem o seu quadro, seja fixo ou não, interno ou externo. Todos os profissionais que de alguma maneira prestam serviços na empresa, corroboram para o seu sucesso ou fracasso.

Por este motivo é que se faz tão importante assegurar o engajamento de todas as partes interessadas no desenvolvimento das atividades, quando da implementação de novos Sistemas. Neste sentido, é imprescindível para a sustentabilidade de uma organização o investimento na Gestão dos Stakeholders na Implantação de Novos Sistemas.

Ainda que seja impossível controlar o comportamento de todos os indivíduos que se relacionam com uma organização, é possível estabelecer um alinhamento de expectativas entre as partes, de forma a minimizar possíveis impactos negativos que o relacionamento com estas partes interessadas pode acarretar para a empresa, e é disso que vamos tratar neste artigo.

O que é a Gestão dos Stakeholders

Gerenciar as partes interessadas significa antes de mais nada identificá-las e compreender as suas expectativas e necessidades, de modo a assegurar o bom relacionamento entre as partes.

A partir de então, é possível que a organização realize a Gestão dos Stakeholders na Implantação de Novos Sistemas, através da definição de estratégias para gerar o engajamento destas partes no desenvolvimento das atividades, no atendimento às premissas da empresa e na implantação de novos sistemas, políticas e controles internos.

Por que investir na Gestão dos Stakeholders

Gerenciar as partes interessadas é tão importante quanto monitorar o lucro de uma organização, visto que o engajamento destas repercute diretamente na produtividade e por consequência nos resultados, na imagem e no lucro da empresa.

O contratante que seleciona um profissional para desenvolver um trabalho em nome de seu grupo, deve alinhar suas expectativas no que diz respeito aos padrões mínimos de qualidade, às premissas de conduta, às políticas da empresa, bem como aos prazos acordados. Em contrapartida, a parte contratada, precisa definir o que espera com relação a ganhos financeiros, reconhecimento, provisão dos recursos mínimos para o desempenho de seu trabalho. Caso tais acordos não estejam claros entre as partes, os impactos negativos podem inviabilizar o desenvolvimento de um trabalho, colocando em risco até mesmo a integridade da credibilidade de ambos no mercado.

O Papel dos Stakeholders na Implantação de Novos Sistemas

Uma organização é um sistema vivo, que precisa operar em harmonia constante, e portanto, ter seus objetivos alinhados.

Quando uma empresa investe na implementação de um novo sistema, acaba, obrigatoriamente, afetando toda a cadeia de profissionais que, de alguma forma, lhe prestam serviços, visto que deste projeto decorrerão novos procedimentos, formulários, práticas, controles, política e diretrizes, influenciando na atuação destas pessoas.

Cada stakeholder poderá ter um grau menor ou maior de impacto na implantação de novos sistemas, no entanto, o compromisso em atendê-los deverá ser o mesmo para todos os níveis, assim como o comprometimento na geração de engajamento de suas respectivas equipes, buscando por todo o conhecimento que se fizer necessário e levando as dúvidas que surgirem aos responsáveis pelo novo sistema.

Cabe ao responsável pelo projeto identificar as partes interessadas afetadas e informar-lhes o objetivo do sistema a ser implantado, os principais impactos em sua área de atuação e o prazo para sua adequação.

A Identificação dos Stakeholders

Aconselha-se que os setores de Recursos Humanos e de Comunicação, procedam ao levantamento das partes interessadas e expectativas, organizando-as de forma didática, para que o setor estratégico defina os planos de ações correspondentes ao seu atendimento.

Embora cada empresa seja única e, desta forma, possua seus próprios stakeholders, estas partes, via de regra, são compostas pelos seguintes personagens:

Cada stakeholder pode afetar a organização de uma forma, com maior ou menor impacto, sendo este um aspecto indispensável na definição dos planos de ações para o atendimento de suas respectivas expectativas. Alguns dos tipos de stakeholders possíveis de serem identificados:

– Alienados/Distantes: São aqueles que ainda não possuem o conhecimento acerca dos sistemas, políticas e códigos da organização. Estes oferecem um risco alto para a imagem, credibilidade e finanças da empresa, uma vez que devido à desinformação podem proceder com condutas inadequadas, descumprimento dos padrões mínimos de qualidade, descumprimento às legislações aplicáveis à atividade exercida, assim como outros desalinhamentos, capazes de colocar em risco a sustentabilidade da organização.

– Resistentes: São os profissionais/prestadores de serviços, que ainda que tenham conhecimento quanto às normas, códigos, políticas e sistemas da empresa, resistem em acatá-los e portanto, demandam por fiscalização contínua, conferindo uma demanda por acompanhamento dos serviços desenvolvidos, além de poder “contaminar” outros grupos com seu mau exemplo.

– Apoiadores e Líderes ao Incentivo: São os stakeholders que abraçam a causa, e que ao tomar conhecimento de novos procedimentos e/ou instruções internas fazem de tudo para colocá-la em prática, engajando aqueles que estiverem ao seu redor. Via de regra estes, possuem uma visão de melhoria contínua para o negócio, e por isso compreendem o quão valioso podem ser novos sistemas.

Compreender em qual destes perfis o stakeholder se encaixa é fator relevante para a estratégia da empresa, pois a partir deste entendimento é que se pode traçar os planos de ações à implantação de novos sistemas, políticas e demais diretrizes na organização.

Nota-se, por exemplo, que: se uma empresa está implementando um Sistema de Licenças e Alvarás para as Atividades Desenvolvidas, é de se concluir que as áreas sensíveis a este processo deverão ter seus gestores identificados e classificados em um dos perfis acima. A partir desta definição é que a organização elaborará um planejamento à implementação deste sistema, de forma a instigar o engajamento de todos os perfis de stakeholders.

Vale ressaltar que envolver todas as partes interessadas na etapa de planejamento de novos sistemas, políticas e/ou diretrizes é de extrema importância, pois faz com que eles se sintam parte integrante do projeto, o que gera engajamento naturalmente, além de oportunizar uma melhor compreensão e aceitação dos objetivos do projeto em implementação.

É importante lembrar que a identificação e análise dos perfis de stakeholders devem ser continuamente revisadas para que os planos de ações definidos se mantenham atualizados e, portanto, assegurada a melhor relação entre as partes.

Gerenciando as Partes Interessadas ou Stakeholders

1. Identifique os Stakeholders e Classifique-os: faça o levantamento de todas as pessoas cuja atuação reflete direta ou indiretamente no desempenho das atividades da organização e verifique o perfil delas.
2. Elabore o Plano de Ações para os Stakeholders: identificadas as partes interessadas, é hora de traçar os planos de ações para atender às suas expectativas, levando em conta que este é um passo importante para assegurar um bom relacionamento entre as partes e futuramente assegurar o engajamento quando da implantação de novos sistemas, políticas e similares.

O Plano de Ações deve conter:

– A Parte Interessada;

– As Expectativas da Parte Interessada;

– O que precisa ser feito para tal atendimento, incluindo os recursos financeiros e de infraestrutura que se fizerem necessários;

– Quais os benefícios para a empresa e para o Stakeholder com a implantação do novo Sistema.

1. Planeje o Acompanhamento dos Planos de Ações: assegurando o cumprimento das ações definidas para atendimento das expectativas das partes interessadas, defina uma periodicidade de acompanhamento do cumprimento da mesma.
2. Elabore os Planos de Ações para Implementação de Sistemas e/ou Projetos: identificados os perfis das partes interessadas trace um plano de ações para gerar o engajamento delas para cada sistema e/ou projeto a ser implementado, definindo um comitê para gestão de projeto, reuniões semanais para esclarecimentos e para reportes de andamento do projeto com todas as áreas impactadas por ele e que possuam tarefas para a sua implementação.
3. Comunique os Objetivos do Projeto: ao convocar as partes interessadas para a apresentação de um projeto e/ou sistema a ser implementado, é importante comunicar quais são as expectativas que a organização tem com aquele investimento e qual o papel de cada stakeholder no mesmo.
4. Comunique o andamento dos Projetos: tão importante quanto traçar os planos de ações, é o feedback a todos os envolvidos quanto ao avanço na implementação de projetos. Tal devolutiva oferece a possibilidade de reconhecimentos aos esforços, gerando ainda mais engajamento.
5. Comunique e Treine os Stakeholders: uma vez que a empresa investiu em um novo sistema, projeto ou política, é necessário se fazer o nivelamento de conhecimentos, convocando as partes interessadas para todos os treinamentos que se fizerem necessários. Recomenda-se o investimento em profissionais capacitados na gestão de projetos quando da implementação de novos sistemas, de modo que este identifique as áreas que serão envolvidas no processo de execução de novos projetos, bem como as áreas e partes interessadas atingidas, providenciando os devidos treinamentos e comunicações com as partes interessadas.
6. Monitore o Conflito: após o trabalho e o investimento para se implementar um novo sistema, é necessário que a organização realize uma análise profunda nos seus stakeholders, a fim de identificar quais estão alinhados aos sistemas aplicados e quais deverão se adequar para que o relacionamento seja mantido, evitando assim conflitos de interesses, repercussões negativas, desalinhamentos de conduta, entre outros riscos. Para tanto, aconselha-se a aplicação de Due Diligence a todos as partes interessadas relevantes, principalmente terceirizados, pois tal prática que corrobora muito para tal identificação, devendo a verificação ser realizada de forma periódica e contínua.
7. Monitore a Eficácia dos Treinamentos e a Conformidade: após comunicada a implementação de um novo sistema e seu respectivo treinamento, é necessário que a organização monitore a eficácia de sua comunicação através da conformidade de atendimento ao mesmo, observando a necessidade de se planejar novos esclarecimentos e planos de engajamento.
8. Oportunize um canal de contato com os Stakeholders: é imprescindível que todas as partes interessadas possam se comunicar com os líderes da empresa e dos projetos em implementação para solicitação de esclarecimentos, feedbacks e reportes, visando o diálogo transparente e acessível.

Um diálogo claro e transparente com as partes interessadas é fator primordial para o êxito da implementação de novos projetos e sistemas de uma empresa, devendo tal alinhamento ocorrer constantemente, de modo que ambas as partes estejam sendo atendidas na integralidade de suas expectativas.