Neste novo artigo, vamos apresentar as primeiras 10 dicas para você, Gestor de RH, se prepare o seu Departamento para uma possível auditoria de Compliance.

Em nosso artigo anterior, “Compliance Trabalhista: Um Novo Desafio para o Gestor de RH”, expusemos em linhas gerais os principais aspectos que o Gestor de RH deve seguir para atender os princípios e regras de Compliance.

Com isso, não pretendemos esgotar o assunto, mesmo porque as dinâmicas empresariais e as características particulares de cada negócio são elementos que impactam nos modelos de gestão praticados pelas Organizações, individualizando-as e personalizando-as em suas políticas e procedimentos internos, especialmente no que diz respeito à gestão de seus Recursos Humanos.

Sob este enfoque, as 10 dicas que apresentaremos a seguir são contribuições básicas, minimamente necessárias para que a área de RH avalie suas práticas atuais e ajuste o que for necessário para fazer frente a uma auditoria de Compliance Trabalhista, caso Organização abrace esta prática e a adote oficialmente como um instrumento de gestão.

Vamos a elas: 

Dica 1 – Contratos com Terceiros por escrito

Todos os terceiros que prestam serviços à sua Organização devem ter contratos por escrito, com cláusulas bem definidas de direitos e deveres, segurança do trabalho, confidencialidade, aplicação de multas e outras, bem como a Organização deverá ter em seus arquivos evidências do serviço prestado, dos pagamentos efetuados e avaliação dos resultados entregues.

Dica 2 – Cumprimento da Legislação Trabalhista

A Organização deve cumprir a legislação trabalhista vigente aplicável ao seu tipo de negócio, bem como as Convenções Coletivas de Trabalho celebradas entre os Sindicatos, patronal e trabalhista, representativos das categorias de trabalhadores que nela atuam e, quando houver, os Acordos Coletivos de Trabalho firmados exclusivamente entre a Organização e os Sindicatos trabalhistas, qualquer que seja o objeto do acordo. Por exemplo: implantação do PLR (Participação nos Lucros ou Resultados).

Dica 3 – Procedimentos internos de trabalho atualizados

Mantenha os procedimentos internos de trabalho atualizados em consonância com as determinações legais, não só as constantes na legislação trabalhista, mas, também aquelas determinações oriundas de leis específicas, como por exemplo, a lei do treinamento, a lei do celular, a lei de cotas, a lei do estágio, a lei do jovem aprendiz e outras aplicáveis na gestão de pessoas nas Organizações.

Dica 4 – Conferência dos lançamentos da Folha de Pagamento

Confira sempre sua Folha de Pagamento verificando a veracidade dos lançamentos sob as rubricas de proventos e descontos, confirmando os lançamentos efetuados em planilhas, cartões de ponto, relatórios e outros documentos internos que geram compromissos a pagar em folha de pagamento para os colaboradores da Organização, com atenção especial aos pagamentos a serem efetuados a terceiros por conta dos benefícios sociais contratados.

Dica 5 – Checagem dos recolhimentos legais

Certifique-se que as retenções legais e os encargos sociais na Folha de Pagamento se transformam efetivamente em recolhimentos aos cofres públicos.

Dica 6 – Verificação da real execução dos serviços terceirizados

Verifique constantemente se os serviços terceirizados, principalmente aqueles de maior duração e que envolvem colaboradores dos terceiros contratados, estão sendo prestados conforme cláusulas contratuais estipuladas.

Fiscalize o uso de ferramentas, EPI’s, uniformes, crachás, atendimento às Normas Regulamentadoras, documentos fiscais e outros itens para assegurar que sua Organização está razoavelmente protegida contra demandas trabalhistas futuras.

Dica 7 – Formalização das Políticas, Regulamento Interno e Código de Conduta

Se você ainda não tem, providencie o mais rapidamente possível documentos normativos que formalizem as Políticas de Gestão de Pessoas, o Regulamento Interno e o Código de Conduta, sendo que este último deve ser um documento aplicável a toda comunidade interna e, igualmente, aos seus fornecedores de bens e serviços quando em atividades para ou em sua Organização.

Não se esqueça de fiscalizar continuamente o atendimento às regras estabelecidas nestes documentos normativos internos.

Dica 8 – Checagem das fontes e dos documentos antes de contratar novo colaborador

Confira todas as fontes de referência, documentos entregues, diplomas e certificados de cursos concluídos de candidatos selecionados para admissão antes de suas contratações.

Sob esta mesma dica, recomendamos severamente que sua Organização não admita colaboradores considerados “não aptos” nos exames médicos admissionais ou aqueles que não entregarem toda a documentação solicitada. Geralmente a pendência tenderá a se tornar permanente e o “amanhã eu trago” será a resposta que você mais ouvirá.

Dica 9 – Treinamento das lideranças

Cuide com carinho exemplar do ambiente interno de sua Organização, ficando atento aos sinais de assédios moral ou sexual, bullying, provocações, conflitos entre líderes e entre estes e seus subordinados.

Os ocupantes de cargos de liderança devem ser uma extensão da Área de RH nos ambientes de trabalho, portanto, treine seus líderes em legislação trabalhista, segurança do trabalho, comportamento organizacional e outros assuntos que sirvam para moldar os comportamentos internos de tal sorte que as fronteiras do respeito às leis, à segurança e ao Ser Humano não sejam ultrapassadas; pois, caso isso ocorra, sua Organização terá prejuízos na certa.

Dica 10 – Organização de seus arquivos físicos e virtuais

Mantenha seus arquivos de documentos físicos e virtuais em dia, atualizados e sempre em ordem. Não negligencie os arquivos; pois, são neles que estão (ou deveriam estar) guardadas suas evidências, seus documentos e seus protocolos. Cuidado para não extraviar documentos comprobatórios de pagamentos, recebimentos, entregas de documentos pessoais, entregas de EPI’s e outros comprovantes internos.

Conclusão

Observe que as 10 dicas acima são simples e fáceis de serem adotadas e dependem tão somente de atitude proativa e, em alguns casos, de pequenas mudanças nas rotinas internas da Área de RH.

Entretanto, seu efeito será grandioso em se tratando de minimização do risco e melhoria da segurança da informação e dos controles internos do RH, que contribuirão, em muito, para que o seu RH seja bem avaliado numa auditoria de Compliance.

Bem, a princípio são estas nossas primeiras 10 dicas para você, Gestor de RH, se preparar e a Área de RH para uma auditoria deCompliance Trabalhista.

Em nosso próximo artigo, trataremos de outras 10 dicas, relacionadas aos processos básicos internos de RH, tais como: recrutamento, seleção, admissão, integração, pagamento, movimentação e desligamento.

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