O tratamento adequado das denúncias recebidas no Canal de Ética é vital para o fortalecimento de uma cultura ética e transparente dentro das empresas.

A jornada para a construção de uma cultura ética dentro do ambiente corporativo envolve diversos elementos e necessita de processos sólidos para funcionar. Entre os principais desafios, a denúncia no Canal de Ética após a instalação deste canal costuma ser um ponto importante para testar se o programa de integridade está funcionando ou não.

O Canal de Ética de uma companhia é parte essencial dentro de um programa de compliance e contribui diretamente para o fortalecimento de uma cultura de transparência na organização onde é implementado. Ele encoraja os denunciantes a compartilharem suas preocupações e opiniões sobre dilemas éticos sem medo de represálias.

Entretanto, a ideia de apurar informações de um relator pode se apresentar como um desafio para programas recém-implementados. Como tratar devidamente relatos de desvios comportamentais, assédios ou agressões?

Estrutura Necessária Antes do Recebimento do Relato

Preparação Estrutural para Recebimento de Denúncias

Para responder à pergunta, é importante compreendermos a necessidade de uma estrutura anterior ao recebimento das denúncias. Essa estrutura, que chamamos de Programa de Integridade, envolve, no mínimo:

• Código de Ética e Política de Responsabilização: Um guia de conduta para todos os envolvidos com a organização, como colaboradores, terceiros e parceiros.
• Ponto de Contato Responsável: Uma equipe ou pessoa específica treinada para lidar com questões éticas e conduzir investigações quando necessário.
• Ferramentas de Comunicação Interna: Métodos e canais que permitem que as denúncias sejam feitas com facilidade, preservando a segurança e a confidencialidade dos denunciantes.

Isso acontece porque a companhia precisa de uma série de recursos que suportem o funcionamento de uma linha direta com a administração, preparada para lidar com uma denúncia no Canal de Ética de forma eficaz. Antes de qualquer campanha de divulgação, é essencial que exista uma base para a tomada de decisões no setor de compliance, que funcionará como um guia de conduta para todos os envolvidos com a organização (colaboradores, terceiros e parceiros). Veja os elementos dessa estrutura:

Como Validar um Relato Recebido no Canal de Denúncias?

Com os elementos estabelecidos e o relato recebido, o passo seguinte é a investigação, ou seja, a análise que visa validar o caso. É necessário entender os detalhes, as partes envolvidas, se há provas suficientes, se constitui uma violação de conduta e quais medidas administrativas são cabíveis.

É aconselhável criar uma estrutura de investigação com etapas e pontos específicos para a elaboração do relatório final.

Em primeiro lugar, um aspecto que influencia o processo de apuração é o conteúdo do relato. Considere, por exemplo, um caso de assédio sexual. O primeiro passo é a realização de questionamentos sobre a natureza daquele reporte: o processo de investigação pode ser aprimorado dependendo das circunstâncias do ocorrido (quem presenciou? O fato ocorreu pessoalmente? Há provas materiais?). Além disso, fatores externos, como câmeras de segurança, ou antecedentes, como reincidência de denúncias, também podem influenciar nessa etapa da apuração.

Os esforços para a qualificação do relato estão ligados à possibilidade de apuração dele, pois, quando anônimo e com poucos detalhes, chegar a um desfecho torna-se mais impreciso.

De acordo com pesquisas, a qualificação dos relatos tem ficado estável na casa dos 70% nos últimos cinco anos. Essa estabilidade está ligada especialmente às denúncias recebidas por voz, devido à triagem e à escuta ativa dos analistas. Se online, é necessário aplicar recursos intuitivos na estruturação das páginas dos canais, como a metodologia 5W2H, além de vídeos explicativos.

Fonte: 9° Estudo Nacional Sobre Canais de Denúncias da Aliant.

Nesse contexto, há dois caminhos complementares que tornam a apuração mais eficaz: o uso de softwares especializados com curva de aprendizado rápida e a contratação de profissionais para buscas específicas.

De acordo com uma pesquisa sobre tendências de compliance no Brasil, 71% dos profissionais da área afirmaram utilizar tecnologias ou ferramentas automatizadas para gerenciar seus programas. Em contrapartida, apenas 35% terceirizam alguma atividade, embora reconheçam acumular diversas funções.

Ambos os dados refletem a busca por eficiência. Um exemplo disso são as entrevistas em casos de desvios de conduta, como o assédio.

Geralmente, o ato ilícito ocorre sem testemunhas, o que dificulta a comprovação por outros meios, como provas documentais. Embora seja possível treinar profissionais internos, a terceirização para empresas especializadas pode aumentar a eficiência. O uso de plataformas tecnológicas, por sua vez, é amplamente recomendado, pois auxilia em todos os casos.

Conclusão

A realidade é que o Canal de Ética serve como uma ponte entre o cotidiano da empresa e a eficácia do programa de conformidade. Ele é um meio através do qual colaboradores e stakeholders relatam suas preocupações e experiências, funcionando como um vínculo entre a realidade operacional e o planejamento estratégico de compliance, sendo essencial para um programa de integridade.

***

Comece agora a fortalecer o seu Canal de Ética e garantir que todas as denúncias sejam tratadas com seriedade. Quer saber mais sobre compliance? Confira nossos outros artigos!

FAQ: Como Tratar uma Denúncia Recebida no Canal de Ética da Empresa

Aqui estão algumas das dúvidas mais frequentes sobre o tratamento de denúncias no Canal de Ética, especialmente para empresas que buscam fortalecer seu programa de compliance e garantir um ambiente ético e transparente: