Zombar das reuniões é algo que todos nós já fizemos em algum momento. É uma maneira de expressar como elas são sugadoras de alma e dolorosas. Inclusive, já foram estilizadas em camisas.

E essa dor tem consequências reais para todos em uma organização. Em centenas de entrevistas com executivos, de setores que vão desde alta tecnologia, varejo e prestadores de serviço, muitos se sentiram sobrecarregados com suas reuniões, sejam elas formais ou informais, tradicionais ou ágeis, presenciais ou eletrônicas. Um deles disse: “Não consigo colocar minha cabeça acima da água para respirar durante a semana”. Outra descreveu ter esfaqueado a perna com um lápis para não gritar durante uma reunião de equipe particularmente torturante.

Essas queixas são apoiadas por pesquisas mostrando que as reuniões aumentaram em duração e frequência nos últimos 50 anos, a ponto de os executivos passarem uma média de quase 23 horas por semana nelas, contra menos de 10 horas na década de 1960. E isso nem inclui todas as reuniões improvisadas que não fazem parte da programação.

O Problema das Reuniões Excessivas

A discussão sobre o excesso de reuniões aponta para soluções que geralmente são superficiais: estabelecer uma agenda clara, realizar reuniões em pé, delegar alguém para comparecer em seu lugar. No entanto, a melhoria real requer mudanças sistêmicas, porque as reuniões afetam as pessoas na maneira em que realizam seu próprio trabalho.

Quando investigado sobre como alguns encaram as reuniões encontramos diversas opiniões. Existem aqueles que mais se ressentem e temem reuniões, e há também quem as defendem como um “mal necessário”, às vezes com grande paixão. Um executivo sênior da indústria farmacêutica escreveu em seu blog corporativo:

“Acredito que nossa abundância de reuniões é o imposto cultural que pagamos pelo ambiente de aprendizado inclusivo que queremos promover… e estou bem com isso. Se a alternativa para mais reuniões for uma tomada de decisão mais autocrática, menos contribuições de todos os níveis da organização e menos oportunidades de garantir o alinhamento e a comunicação por meio de interação pessoal, então me dê mais reuniões a qualquer momento!”

“Nos reunimos três horas por semana e conversamos sobre tudo que estamos fazendo. Todo o trabalho. Que desencadeia um tremendo trabalho de equipe por toda a empresa.’’

“Pessoas evitam problemas com vários slides. Quero que pensem, se engajem, joguem questões na mesa, e não  mostrem vários slides.” – Steve Jobs

“Pessoas fazem reuniões porque não sabem exatamente o que fazer.’’ – Abílio Diniz

Logo, não há certo ou errado, o estilo do líder e a cultura do grupo devem ser respeitados. A proposta da reunião vai ditar a maneira da condução.

Formatos de Reunião

As reuniões podem ter formatos bem diferentes, como por exemplo:

• Em pé, para reuniões curtas

• Andando

• Ágile

Certamente as reuniões são essenciais para colaboração, criatividade e inovação. Elas promovem relacionamentos e garantem a troca adequada de informações. Mas por que defender o excesso de reuniões, especialmente quando ninguém gosta delas?

Consequências Reais

Executivos querem ser bons soldados, sacrificando seu próprio tempo e bem-estar nas reuniões, acreditando que estão fazendo o melhor para a empresa — ignorando o impacto coletivo na produtividade, foco e engajamento. Cada minuto gasto em uma reunião inútil consome tempo para o trabalho individual, essencial para a criatividade e eficiência.

Veja um quanto pode estar custando suas reuniões. Esse é um exemplo baseado nas seguintes informações:

• Parâmetro de valor por hora de trabalho;
• 5 pessoas por reunião;
• 1 hora de reunião por semana;
• Ocorrência semanal, sendo 4 reuniões por mês;
• Média salarial com encargos R$6000.

Esse exemplo é para chamar sua atenção. Suas reuniões estão agregando valor ou apenas drenando recursos valiosos? Você sabe quantas reuniões são realizadas na sua empresa?

Além disso, agendas repletas de reuniões interrompem o “trabalho profundo” — a capacidade de se concentrar sem distrações em uma tarefa cognitivamente exigente. Como consequência, as pessoas tendem a trabalhar cedo, ficar até tarde ou usar os fins de semana para se concentrar. Os custos estão por todos os lados.

O alto preço das reuniões mal administradas também é evidente em pesquisas. Comportamentos disfuncionais em reuniões estão associados a níveis mais baixos de participação no mercado, inovação e estabilidade no emprego. A forma como os trabalhadores se sentem em relação à eficácia das reuniões correlaciona-se com sua satisfação geral no trabalho. Reuniões ruins prejudicam comunicação e colaboração.

Tipos de Problemas de Reunião

• Desperdício de Tempo em Grupo:

Algumas organizações têm poucas reuniões, mas mal administradas. Indivíduos têm tempo para tarefas individuais, mas a produtividade e a colaboração em grupo são enfraquecidas. Um exemplo é uma equipe de uma empresa global de comércio eletrônico, que tinha uma ou duas reuniões semanais, mas estas eram ineficazes devido a horários e locais mudando no último minuto, agendas vagas e redundantes, e etapas pouco claras.

• Desperdiçadores de Tempo Individual:

Reuniões de alta qualidade podem dissipar o tempo dos indivíduos devido à quantidade excessiva. Um exemplo é uma empresa de capital privado com reuniões bem administradas, mas excessivas, prejudicando o trabalho individual crítico.

Soluções Sistêmicas

Transformar a abordagem das reuniões pode trazer melhorias significativas. Um processo de cinco etapas pode ajudar:

1. Colete Dados

Use pesquisas ou entrevistas para entender o impacto das reuniões em cada indivíduo. Isso ajuda a avaliar a extensão do problema e identificar ressentimentos e trabalho não realizado.

2. Interprete os Dados em Conjunto

Discuta abertamente o feedback coletado para identificar problemas e soluções. Facilitadores neutros podem ajudar a manter a conversa construtiva. Contribuições e análises de todos os membros da equipe são essenciais.

3. Defina Metas Coletivas

Estabeleça períodos livres de reuniões e outras normas para melhorar a eficiência. Dar flexibilidade e liberdade para trabalho independente pode aumentar a produtividade individual e reduzir o desperdício de tempo pessoal.

4. Defina Marcos e Monitore o Progresso

Avalie regularmente o progresso e ajuste conforme necessário. Vitórias pequenas e tangíveis oferecem algo para as pessoas comemorarem e aprenderem com pequenas perdas.

5. Faça um Interrogatório Regular em Grupo

Realize check-ins regulares para garantir que as novas práticas estão funcionando. Frustração e ressentimento são sinais de que padrões ruins estão voltando. Mudanças de protocolos e comportamentos levam tempo e requerem atenção consistente.

6. Transforme Suas Reuniões

Reuniões bem administradas são muito mais do que um simples encontro de pessoas; elas são um poderoso canal para mudanças positivas. Quando otimizamos a maneira como nos reunimos, abrimos portas para uma maior produtividade, uma comunicação mais eficaz e uma satisfação no trabalho significativamente melhorada.

Não se trata apenas de ajustar a agenda ou cortar reuniões desnecessárias, mas de transformar a dinâmica do grupo e, consequentemente, melhorar a vida profissional de todos os envolvidos. Quando cada minuto de uma reunião é bem utilizado, ele se traduz em horas de trabalho mais focado e eficiente, permitindo que você e sua equipe atinjam um novo patamar de desempenho.

Então, por que esperar? Comece hoje mesmo a implementar essas práticas e veja a mágica acontecer.

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Para apoiar você a organizar reuniões mais eficazes e produtivas, estamos disponibilizando alguns materiais práticos. Esses recursos incluem:

• Guia Prático – Organizando Reuniões: Um guia detalhado que oferece as melhores práticas para planejar, estruturar e conduzir reuniões eficazes. Aprenda a criar agendas claras, definir objetivos específicos e garantir a participação ativa de todos os presentes.

• Check List Pré-Reunião: Um checklist abrangente para garantir que todos os preparativos necessários estejam completos antes de começar sua reunião. Este recurso ajuda a evitar imprevistos e atrasos, assegurando que sua reunião comece e termine no horário.

• Aplicativos de Gestão: Uma seleção dos melhores aplicativos e ferramentas digitais para gerenciar suas reuniões. Esses aplicativos auxiliam na organização, no acompanhamento de tarefas e no compartilhamento de informações em tempo real, tornando suas reuniões mais eficientes e colaborativas.

• Meu Roteiro: Um modelo de roteiro personalizado que você pode adaptar para diferentes tipos de reuniões. Este recurso inclui dicas sobre como iniciar, conduzir e encerrar suas reuniões, garantindo que todos os pontos importantes sejam abordados de maneira organizada.

• Materiais de Suporte: Esses materiais facilitam o planejamento e a execução de reuniões produtivas, além de ajudar a manter um registro claro e acessível das discussões e decisões tomadas.

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Fonte: A version of this article appeared in the July–August 2017 issue (pp.62–69) of Harvard Business Review. Stop the Meeting Madness