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O Decreto nº 40.388/2020 e a obrigatoriedade de implementação de Programas de Integridade

implementação

No artigo dessa semana irei abordar sobre o Decreto nº 40.388/2020 recente editado pelo Governo do Distrito Federal com a finalidade de regulamentar a Lei nº 6.112/2018, que por sua vez foi sancionada para passar a exigir a implementação de Programas de Integridade pelas pessoas jurídicas que vierem a celebrar contratos, consórcios, convênios, concessões ou parcerias público-privadas com a Administração Pública do Distrito Federal, em todas as esferas de Poder.  

Desse modo, inicialmente podemos constatar que o decreto em comento, publicado no Diário Oficial do Distrito Federal do dia 14/01/2020, passou a dispor sobre os documentos e informações que deverão ser apresentados pelas empresas a fim de satisfazer as exigências contidas no regramento normativo em questão. Assim, o Governo do Distrito Federal conseguirá atestar se os Programas de Integridade implementados pelas pessoas jurídicas são realmente efetivos e se prestam a atuar na mitigação e no gerenciamento dos riscos, bem como na prevenção de ilícitos relacionados à fraudes e atos de corrupção. 

Com isso, não restam dúvidas quanto ao aumento da segurança das contratações públicas ocorridas, na medida em que apenas empresas idôneas conseguirão cumprir as exigências requeridas pelo Governo do Distrito Federal e apresentar programas de integridade realmente efetivos.        

Dessa forma, com a edição do decreto em análise, órgãos e entidades da administração pública direta e indireta do Distrito Federal, no momento da celebração dos contratos, deverão exigir das pessoas jurídicas a serem contratadas, a apresentação de dois relatórios distintos, quais sejam: 

a) Relatório de Perfil; e 

b) Relatório de Conformidade do Programa de Integridade

Além disso, após o recebimento dos relatórios pelos órgãos e entidades, estes deverão remeter ambos à Unidade de Compliance da Controladoria-Geral do Distrito Federal – CGDF no prazo de 10 (dez) dias, contados da data da celebração, renovação ou prorrogação do contrato. 

De todo modo, considerando que estados da federação como Rio de Janeiro, Rio Grande do Sul, Goiás, entre outros, também passaram a obrigar a implementação de Programas de Integridade em suas contratações e deverão seguir em breve os mesmos passos do Governo do Distrito Federal no sentido de regulamentar a matéria, faz-se necessário tomarmos conhecimento dos principais pontos previstos no recente decreto editado pelo Governo Distrital.  

A) Relatório de Perfil 

O Relatório de Perfil consiste no preenchimento de um questionário (Anexo I, do Decreto nº 40.388/2020) onde a pessoa jurídica a ser contratada deverá fornecer informações sobre os setores de mercado em que atua e as atividades que desenvolve, bem como prestar informações sobre sua estrutura organizacional, hierarquia interna, processo decisório e arranjo de governança, devendo ainda incluir na documentação a ser apresentada, o seu organograma e a cópia do contrato/estatuto social registrado. 

Além disso, nesse primeiro relatório deverão ser prestadas informações sobre possíveis condenações relacionadas à atos de corrupção e/ou fraudes em licitações e contratos, assim como sobre a composição do capital social da empresa, informando quem são os principais sócios/acionistas e o percentual detido por cada um deles. 

Ainda no que tange ao Relatório de Perfil, as empresas deverão relacionar o quantitativo de empregados, funcionários e colaboradores, e fornecer informações relativas a contratos celebrados ou vigentes com entidades e órgãos públicos brasileiros nos últimos 03 (três) anos, necessitando informar também quanto esses contratos representam/representaram no faturamento anual da pessoa jurídica. 

Um outro ponto que chama atenção no decreto em comento consiste na obrigatoriedade de as empresas informarem se utilizam terceiros (intermediários) nas interações com o poder público, devendo apontar inclusive com que frequência e em quais situações fazem a utilização destes. Como exemplos de situações em que poderão ser utilizados intermediários/terceiros, podemos citar o requerimento de alvarás, licenças e permissões; o recolhimento de taxas e impostos; a participação em licitações; o desembaraço aduaneiro, entre tantas outras situações. 

Relatório de Conformidade do Programa de Integridade

B) Relatório de Conformidade do Programa de Integridade

Já no que concerne ao Relatório de Conformidade do Programa de Integridade, abordarei abaixo algumas das principais informações que deverão ser obrigatoriamente prestadas pelas empresas para fins de avaliação e comprovação da efetividade de seus Programas de Integridade.  

1) Cultural Organizacional de Integridade 

Aqui deverão ser apresentados documentos onde seja possível constatar a formalização da estrutura organizacional da empresa, bem como os locais onde essas informações poderão ser verificadas pelo público interno e externo. 

Como exemplo, cita-se o contrato/estatuto social da empresa, o regimento interno ou mesmo algum outro documento oficial que regulamente o funcionamento da pessoa jurídica. 

Ainda no que tange a esse ponto, aduz o decreto que as empresas deverão enviar documentação comprovando que possuem órgãos colegiados para tratar de temas relacionados ao Compliance, a Ética e a Integridade (se existentes). Para tanto, deverão ser enviadas atas de reuniões e regulamentos a fim de comprovar as informações prestadas. 

2) Comprometimento da Alta Administração

No que concerne ao Comprometimento da Alta Administração as empresas deverão informar se adotam critérios de integridade na escolha dos membros da diretoria. Em caso afirmativo, deverão encaminhar toda a documentação correspondente para fins de comprovação.  

De forma resumida, a Alta Administração de uma empresa é aquela formada por quem tem poder de decisão na companhia, como os membros do Conselho de Administração (quando houver) e/ou da Diretoria Executiva.

Em relação ao suporte da Alta Administração, que é entendido como um dos pilares mais importantes de um Programa de Integridade realmente efetivo, eu recomendo a leitura do meu artigo publicado no Blog da Studio Estratégia intitulado “Alta Administração: Como demonstrar Comprometimento com Compliance”, o qual disponibilizo a vocês neste link de acesso, onde abordei de forma mais aprofundada o tema em questão.

De todo modo, quando o apoio não é conferido pelo corpo diretivo da empresa, os programas de integridade são considerados programas “de papel”, ineficientes.  

Dessa forma, tanto para a comprovação do suporte da alta administração solicitado no decreto em análise quanto para avaliar a efetividade de qualquer programa de integridade, algumas medidas práticas tomadas no dia a dia da empresa podem vir a demonstrar esse comprometimento com a ética e a integridade. 

Assim, veremos abaixo algumas medidas que demonstram o comprometimento da alta administração:  

a) Participação em palestras e treinamentos de compliance;

b) Inserção do compliance em discursos e manifestações internas;

c) Declarações públicas quanto a importância do programa de compliance e da necessidade de adoção de condutas éticas por todos os funcionários. 

3) Instância responsável pelo Programa de Integridade

Aqui, a empresa deverá informar se possui área/departamento específico de compliance, bem como se existe em seu quadro de funcionários um profissional dedicado para o gerenciamento do Programa de Integridade, o chamado “Compliance Officer”. 

Se existir, o relatório deverá demonstrar informações como: estrutura, atribuições, recursos disponíveis, garantias conferidas ao(s) responsável(is) pelo programa de integridade, bem como a quem este(s) está(ão) subordinado(s), entre outras informações. 

Aqui vale uma ressalva: este item em específico (existência de área/departamento específico de compliance) e alguns outros dispostos da Lei nº 6.112/2018, como os incisos III, XIII e XIV do caput do art. 6º, não serão levados em conta na avaliação dos Programas de Integridade das microempresas e empresas de pequeno porte.

4) Padrões de Ética e de Conduta

Nesse aspecto, verifica-se que as pessoas jurídicas deverão apresentar os seus Códigos de Ética e Conduta, que precisarão abordar, entre outros assuntos, sobre o comportamento esperado dos seus colaboradores e demais integrantes da Alta Administração, bem como sobre as Políticas de Compliance existentes na empresa. 

Para fins de avaliação dos Programas de Integridade das empresas, o Governo do Distrito Federal ainda solicita informações sobre a realização de treinamentos relacionados ao tema, bem como informações quanto a disponibilização ou não do Código e das Políticas de Compliance na internet. 

Entretanto, as empresas deverão informar se o Código de Ética e Conduta e as Políticas de Compliance também são aplicáveis à terceiros, como fornecedores, prestadores de serviços, entre outros, lembrando-se que, assim como o que foi dito no item acima, não exige-se que os padrões de ética e conduta sejam estendidos aos terceiros quando se tratar de microempresas e empresas de pequeno porte. 

5) Treinamentos relacionados aos Programas de Integridade

Aqui, as corporações deverão apresentar os seus planejamentos quanto aos treinamentos relacionados aos Programas de Integridade e informar quem é ou são os profissionais responsáveis por esse planejamento. Além disso, deverão indicar os encarregados pela elaboração, aplicação ou mesmo pela contratação dos treinamentos. 

Mas o decreto vai além: caso existentes, as empresas deverão informar ainda quais controles utilizam para fazer a verificação da participação de seus colaboradores, assim como indicar quais mecanismos são utilizados para garantir a retenção do conteúdo apresentado. 

6) Análise de Riscos 

Nesse aspecto, as empresas deverão comprovar que realizam análises de riscos, onde são contemplados principalmente riscos relacionados à fraudes e corrupção, tanto para a elaboração quanto para o aperfeiçoamento dos seus Programas de Integridade. Aqui, a pessoa jurídica deverá informar ainda quem são os responsáveis pelas análises, bem como quando elas foram realizadas e se há planejamento contemplando a periodicidade em que elas ocorrem. 

No que à Análise e Gestão de Riscos não apenas de corrupção e fraudes, mas também dos chamados Riscos de Compliance (de forma ampla), recomendo a leitura de um artigo bastante didático e elucidativo escrito pela CEO e Fundadora da Studio Estratégia, Dra. Roberta Volpato Hanoff, que ensinará você leitor, “na prática” como montar um mapa de riscos e começar a fazer o gerenciamento dos seus riscos de compliance. O artigo em questão poderá ser acessado clicando-se neste link.  

7) Prevenção de Ilícitos nas interações com o Poder Público

As empresas que estão sendo contratadas deverão apresentar políticas e procedimentos que demonstrem como deverá ocorrer o relacionamento de seus colaboradores com os agentes públicos. Assim como nos demais itens, as empresas deverão comprovar a sua aplicação/utilização e demonstrar como realizam o monitoramento dessas interações. 

Como exemplo de políticas relacionadas ao tema, podemos citar: 

Política de Relacionamento com o Poder Público; 

Política de Compliance para Licitações e Contratos com a Administração Pública;

Política de Oferecimento de Presentes, Brindes e Hospitalidades a Agentes Públicos. 

8) Confiabilidade dos Registros Contábeis e Demonstrações Financeiras da empresa

No que tange a esse aspecto, as empresas deverão indicar os mecanismos de controle que fazem uso para assegurar a confiabilidade dos relatórios e demonstrações financeiras que apresentam. 

Além disso, deverão apresentar os fluxos de trabalho para a elaboração dos lançamentos contábeis; indicar se adotam níveis de aprovação para receitas e despesas, assim como se possuem auditoria interna e se são realizadas auditorias contábeis independentes de forma periódica.

9) Canal de Denúncia

canais de denúncia

As pessoas jurídicas deverão informar se disponibilizam canais de denúncia ao público interno e externo. Caso elas disponibilizem, serão avaliados itens como: seu alcance; as garantias que são asseguradas aos denunciantes; a possibilidade de acompanhar o tratamento da denúncia realizada, bem como se há previsão expressa de que o canal disponibilizado poderá ser utilizado para a realização de denúncias que envolvam atos lesivos previstos na Lei Anticorrupção brasileira.  

As empresas deverão indicar ainda quais são os meios que utiliza para tratar as denúncias recebidas e informar as medidas disciplinares que estarão sujeitos aqueles que descumprirem os regramentos da companhia. 

Alterações ocorridas na Lei nº 6.112/2018, que veio para exigir a implementação de programas de integridade, com o advento da Lei nº 6.308, de 13 de junho de 2019

De todo modo, não poderíamos deixar de citar as mudanças ocorridas na Lei nº 6.112/2018, que passou a exigir a obrigatoriedade de implementação de Programas de Integridade em pessoas jurídicas que vierem a contratar com a Administração Pública do Distrito Federal, em todas as esferas de Poder.  

Várias foram as alterações, porém as que mais impactaram negativamente em nossa percepção foram sem dúvidas a elevação do valor mínimo do contrato para fins de exigência de implementação do Programa de Integridade e a redução da porcentagem da multa diária pelo descumprimento dos dispositivos legais. 

No que tange à elevação do valor mínimo da contratação sujeita à obrigatoriedade de implementação do Programa de Integridade, podemos constatar que houve uma enorme discrepância entre o valor anteriormente exigido e o atualmente vigente. Isto porque, analisando a redação original do art. 1º, da Lei nº 6.112/2018, o Programa de Integridade era anteriormente exigido para todo e qualquer contrato, independentemente do tipo de serviço contratado com a Administração Pública do Distrito Federal, de valor igual ou superior a R$ 80.000,00 (oitenta mil reais)

De todo modo, com a redação dada pela Lei nº 6.308/2019, que como já informado alterou diversos artigos da Lei nº 6.112/2018, a implementação de Programas de Integridade para contratações somente será obrigatória para contratos com valores iguais ou superiores a R$ 5.000.000,00 (cinco milhões de reais), aumentando e muito, portanto, o valor originalmente adotado.

A discrepância é tamanha, que até a edição da Lei nº 6.308/2019, era o Distrito Federal o ente que exigia a implementação de Programas de Integridade para os menores valores de contrato e, agora, com as alterações, é o ente que obriga a implementação para os maiores valores de contratação quando comparado com todos os estados que também exigem a implementação de Programas de Integridade.  

Já no que concerne à multa diária, antes das alterações ocorridas pelo advento da Lei nº 6.308/2019, a multa aplicada às empresas pelo descumprimento das exigências legais era de 0,1% (zero vírgula um por cento), passando a ser de 0,08% (zero vírgula zero oito por cento) com a alteração legislativa ocorrida. 

Dessa forma, houve, portanto, um leve, porém significativo abrandamento na penalidade. De todo modo, manteve-se o limite de 10% (dez por cento) para o montante correspondente à soma dos valores básicos das multas diárias.

Conclusão 

Feita todas essas considerações sobre o Decreto nº 40.388/2020 recentemente editado pelo Governo do Distrito Federal para regulamentar a avaliação dos Programas de Integridade prevista na Lei nº 6.112/2018, que por sua vez veio para exigir a obrigatoriedade de implementação desses Programas pelas pessoas jurídicas que vierem a celebrar contratos, consórcios, convênios, concessões ou parcerias público-privadas com a Administração Pública do Distrito Federal, em todas as esferas de Poder, coloco-me à disposição para esclarecer quaisquer dúvidas relativas a esse e outros temas relacionados. 

Um abraço e até breve!  

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Sobre Thiago Henrique Nielsen

É coordenador e consultor em Compliance da Studio Estratégia - Governança, Riscos e Compliance, formado em Direito pela Universidade de Vila Velha/ES e especialista em Compliance, Lei Anticorrupção e Controle da Administração Pública pela Faculdade de Direito de Vitória - FDV. Email: thiago.nielsen@studioestrategia.com.br

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