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eSocial: O que é e as Mudanças nos Processos de Gestão de RH

Mulher pensativa olhando a tela do notebook

No post do dia 26/04/2018, publicado neste Blog, nosso especialista Thiago Zappelini, já escreveu sobre o eSocial sob o título Tudo que você precisa saber sobre o eSocial”,  apresentando em linhas gerais o que é o eSocial e seu cronograma de implantação, cuja mais recente versão data de 05/10/2018.  

eSocial, o que é?

O eSocial é um projeto do Governo Federal, que está mexendo com a vida de todas as empresas do Brasil, que teve sua implantação realmente  iniciada em janeiro de 2018, depois de alguns adiamentos desde 2014 e que pode ser considerado uma forma rigidamente definida e estruturada de como as empresas deverão enviar periodicamente seus dados e informações para os Órgãos Públicos Federais envolvidos diretamente com  a força de trabalho, com vínculo e sem vínculo, das empresas aqui instaladas, a saber: INSS, Previdência Social, Caixa Econômica Federal (FGTS), MTE e Receita Federal.

Dois dardos no centro de um alvo

O objetivo do eSocial

Lembramos que o eSocial tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta das informações descritas no seu objeto, armazenando-as no Ambiente Nacional do eSocial, possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS.

Seus objetivos declarados são:

    1. Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas aos trabalhadores;
    1. Simplificar o cumprimento de obrigações;
  1. Aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais.

Executivo apontando as mudanças numa prancheta

As mudanças que deverão acontecer com o eSocial

Não resta dúvida que o eSocial irá causar mudanças que impactarão diretamente  no trabalho e nas pessoas que trabalham nas Organizações, devido às novas regras, que exigirão  novos processos, novos comportamentos, comprometimento e atitude colaborativa de todos, desde a Alta Direção até o mais humilde dos colaboradores das Organizações.

E já que não há alternativa, aproveitando o “espírito do eSocial” que paira sobre a cabeça de todos nós  sugiro que este momento seja visto como uma excelente oportunidade para as Organizações, especialmente àquelas que ainda não o fizeram,   promoverem mudanças em suas políticas, atitudes (comportamentos) e procedimentos de Recursos Humanos que venham contribuir consideravelmente para melhoria da Gestão e do “Compliance”, visto que várias destas medidas se refletirão diretamente na transparência e no comportamento ético das pessoas e de suas Organizações.

Refiro-me, basicamente, à:

    • Alinhar os Objetivos e Metas da Área de RH aos Objetivos e Metas estratégicas da Organização.
    • Promover mudanças na cultura interna e no modo de contratar, demitir, promover, liberar para férias, transferir de setor, de local de trabalho etc.
    • Decretar o fim da informalidade, do “depois eu faço”, “depois eu trago”, “depois eu completo”, quando se tratar de admissão de empregados.
    • Decretar o fim da retroatividade nos registros e nos documentos envolvidos nas diversas rotinas trabalhistas.
    • Conscientizar, mediante intensivas campanhas internas, a todos os seus colaboradores (inclusive alta direção) a cumprirem as regras, regulamentos e procedimentos definidos e implantados para atender as exigências do eSocial.
    • Determinar o fim das situações de exceções que se transformaram ao longo do tempo em situações de rotina (o chamado: provisório permanente).
    • Conscientizar seus colaboradores ocupantes de cargos de liderança para deixarem de tomar decisões tempestivas em relação ao quadro de pessoal e de pronunciarem a famosa frase “isto não é problema meu, não fui eu que contratei”.
    • Atuar com maior efetividade nos processos de Segurança e Medicina do Trabalho (PPRA, PCMSO, PPP, etc.), no atendimento às NR’s aplicáveis à Organização e nos controles na área de Segurança do Trabalho (Insalubridade, Periculosidade, Penosidade, EPI’S, EPC’s, Ambiente de Risco, etc.). Lembrando que, das 29 tabelas do eSocial, 13  dela (45%) dizem respeito, integral ou parcialmente, à SMT.
    • Controlar efetivamente a contratação e o pagamento dos Autônomos e dos Terceirizados.
    • Adequar os requisitos da força de trabalho, por meio de definições claras e objetivas dos nomes e atribuições dos cargos e dos perfis profissionais exigidos para suas ocupações.
    • Criar indicadores que sinalizem desvios a tempo de serem corrigidos e evitar perdas de recursos (humanos e financeiros) da Organização.
  • Promover ações de controles preventivos para minimizar riscos e mitigar consequências de eventos negativos.

Executivos juntando as mãos

Os Fatores Críticos para o Sucesso das Mudanças

Apresento a seguir, o que entendo como sendo, os fatores críticos que contribuirão para o sucesso das mudanças:

Executivo senior feliz junto com sua equipe

Por parte da Direção da Organização:

    • Se envolver totalmente com o processo de mudança.
    • Oferecer apoio irrestrito às mudanças
    • Divulgar de forma ampla e transparente as mudanças em curso
    • Acompanhar o desenvolvimento das ações de mudanças e decidir quando necessário.
    • Aprovar e autorizar a implantação dos documentos normativos (políticas, procedimentos e demais documentos pertinentes).
    • Cumprir e fazer cumprir no âmbito da empresa as regras estabelecidas.
  • Respeitar as Políticas e Procedimentos estabelecidos.

Por parte do RH:

    • Efetuar um planejamento detalhado de implantação das mudanças.
    • Definir e implantar as novas regras de gestão de pessoas no âmbito da Organização, por meio de Manuais de Políticas de RH, de Organização e Atribuições, Regulamento Interno e outros documentos normativos.
    • Elaborar (ou revisar e atualizar à luz do eSocial e da Reforma Trabalhista,  caso já tenha um) um Plano de Cargos e Salários (PCS) que atenda, concomitantemente, diversos processos internos e alimentadores do eSocial, tais como: Cadastro de Pessoal; Recrutamento e Seleção; Movimentação e Promoção de Pessoal; Plano de Carreira; Plano de Sucessão; Sistema de Gestão da Qualidade ISO:2015; Remuneração Estratégica; Avaliação de Desempenho; Planos de Treinamento e Desenvolvimento e documentos obrigatórios de SMT, tais como: PPRA, PCMSO, PPP, NR’s etc.
    • Capacitar os colaboradores das diversas áreas envolvidos nas rotinas, processos e fluxos de papéis / informações etc.
    • Conduzir todo o trabalho de adequação, ajustes e integração dos processos internos.
    • Promover a sinergia entre as áreas envolvidas.
    • Exercer a autoridade funcional avalizada pela Diretoria.
    • Imprimir velocidade no encaminhando das mudanças.
    • Medir, controlar e avaliar os resultados.
    • Abrir e manter um canal de comunicação interna sem bloqueios/sem censura/sem ruídos para tratar de assuntos relacionados ao eSocial e às mudanças em curso.
    • Gerenciar as crises que por ventura surgirem, principalmente, as relacionadas às resistências às mudanças devido às “zonas de conforto” existentes.
  • Reduzir resistências mediante um intenso relacionamento orientativo com seus pares.

Líder confiante de executivos

Por parte dos demais GESTORES da Organização:

    • Comprometerem-se com as novas políticas e procedimentos de Recursos Humanos.
    • Participarem dos treinamentos oferecidos
    • Comprometerem-se com os novos processos
    • Cumprirem e fazerem cumprir no âmbito de suas gestões as novas regras.
    • Conscientizarem-se  dos custos da “desobediência” às regras do  eSocial.
    • Desenvolverem uma visão de riscos pelo não cumprimento das regras.
    • Conhecerem o básico da legislação trabalhista e do eSocial.
  • Serem Colaborativos (por que colaboratividade é nome do jogo).

Funcionários felizes se cumprimentando em comemoração

As contribuições das mudanças para um novo modelo de gestão de pessoas

Por fim, entendemos que ajustar a Organização a esta nova ordem das coisas relacionadas à gestão de recursos humanos contribuirá para:

    • Blindá-la e mitigar os efeitos de eventuais multas que serão aplicadas pelos Órgãos Públicos Federais participantes do processo contra as Organizações que descumprirem as regras estabelecidas no manual do eSocial, seus anexos e demais documentos oficiais daí provenientes;
    • Eliminar as ambiguidades no trato dos assuntos relativos à gestão de RH na Organização;
    • Obter mais eficiência nos ciclos operacionais dos processos de RH;
    • Suportar com sucesso ações de Compliance no RH;
    • Criação de uma nova cultura organizacional; e
  • Minimizar os riscos de demandas trabalhistas em função do descumprimento da legislação trabalhista em vigor.

Conclusão

Por fim, meu (minha) caro (a) amigo (a), se você, empresário ou executivo da área de RH, sente as dores e as consequências de uma gestão de Recursos Humanos não integrada ao eSocial e à Reforma Trabalhista (que abordaremos oportunamente) devido a ausência de um modelo de gestão eficaz para sua empresa nos moldes que abordamos acima, saiba que há solução para estas dores.

Nós estamos aqui para ajudá-lo a detectar, diagnosticar e implementar soluções de Gestão em Recursos Humanos que contribuam para que sua empresa se fortaleça e se desenvolva cada vez mais, com a adoção de ferramentas sólidas e sustentáveis de gestão de RH.

Conte conosco!

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Sobre Sergio Lopes

É coordenador de Gestão Estratégia e Qualidade da Studio Estratégia - Governança, Riscos e Compliance, é mestre em Administração de Empresas (Metodista, 1985, Pequenas e Médias Empresas), pós-graduado em Análise de Sistemas (FAAP, 1978), Sistemas de Informações (Mauá, 1979), em Administração Financeira (Fecap, 1981) e Bacharel em Administração (USP, 1974), contando com mais de 30 anos de experiência profissional. E-mail: slcons@uol.com.br

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